Automatisiere wiederkehrende Aufgaben in AG-VIP und gewinne wertvolle Zeit für das, was wirklich zählt: Deine Kunden.
Wie viel Arbeitszeit verschwendest Du täglich mit manuellen, immer wiederkehrenden Aufgaben?
AG-VIP bietet Dir einen grafischen Workflow-Designer, mit dem Du kontaktbezogene Geschäftsprozesse intuitiv abbilden und automatisieren kannst. Wer wiederkehrende Aufgaben nicht automatisiert, verschwendet wertvolle Arbeitszeit, riskiert vergessene Arbeitsschritte und verliert den Überblick, da diese Prozesse nicht dokumentiert und somit nicht auswertbar sind.
Warum Workflow-Automatisierung mehr Umsatz bedeutet
Der optionale Workflow in AG-VIP wird von den meisten Anwendern primär für die Automatisierung des Vertriebsprozesses oder für Outbound-Kampagnen genutzt. Dabei bietet das System weitaus mehr Möglichkeiten. Durch die flexible Oberflächengestaltung kannst Du ohne Programmierkenntnisse individuelle Informationsbedürfnisse abbilden und bereichsübergreifende Workflows automatisieren.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Du sparst wertvolle Arbeitszeit und schaffst Freiraum für direkte Kundenkontakte, was letztlich zu mehr Umsatz führt. Gleichzeitig profitierst Du von einer höheren Prozessqualität, da automatisierte Abläufe weniger fehleranfällig sind als manuelle Tätigkeiten.
Welche Prozesse kannst Du mit AG-VIP automatisieren?
AG-VIP eignet sich für alle Prozesse, bei denen ein Kontakt oder eine Person im Fokus steht. Über den klassischen Vertrieb hinaus gibt es zahlreiche weitere Anwendungsbereiche:
- Eventmanagement (Einladungen, Anmeldungen, Nachverfolgung)
- Recruiting neuer Mitarbeiter
- Onboarding neuer Kunden
- Büroservice-Dienstleistungen
Praktisches Beispiel: Automatisierter Büroservice Ein besonders anschauliches Beispiel für die Möglichkeiten von AG-VIP ist der Einsatz im Büroservice. Dabei wird die Telefonzentrale an einen Dienstleister ausgelagert. Der Dienstleister kann mit AG-VIP die Prozesse vollständig digitalisieren und automatisieren:
- Ein Mandant wird anhand der Zielrufnummer automatisch erkannt
- Spezifische Begrüßungstexte erscheinen je nach Auftraggeber automatisch auf dem Bildschirm
- Kontaktpunkte werden lückenlos protokolliert
- Die Nachrichtenaufnahme erfolgt mit individuellen Textbausteinen
- Nach Abschluss des Vorgangs werden Weiterleitungen (E-Mail/SMS/Fax) automatisch durchgeführt
Alles wird durch hinterlegte Regeln im Workflow gesteuert, sodass keine manuellen Eingriffe mehr notwendig sind. Dies führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung.
Die technischen Möglichkeiten der AG-VIP Workflow-Engine
Der grafische Workflow-Designer von AG-VIP ermöglicht Dir eine intuitive Abbildung Deiner Geschäftsprozesse. Du kannst identische Anpassungen in mehreren Bearbeitungsstufen gleichzeitig vornehmen, was die Arbeit besonders für Projektleiter beschleunigt.
Die automatisierten Datenqualitätsprüfungen sorgen zudem dafür, dass Adressdaten und E-Mail-Adressen bereits bei der Eingabe validiert werden. Fehlerhafte Daten werden automatisch korrigiert oder markiert, was die Qualität Deiner Datenbasis erheblich verbessert.
Anwendungsbereiche für Workflow-Automatisierung in AG-VIP
| Bereich | Anwendungsbeispiele | Vorteile |
|---|---|---|
| Vertrieb | Lead-Qualifizierung, Follow-up-Prozesse, Angebotserstellung, Onboarding von Neukunden, systematischer Ausbau von Bestandskunden | Höhere Abschlussraten, kürzere Verkaufszyklen |
| Marketing | Kampagnenmanagement, E-Mail-Marketing, Event-Organisation | Bessere Response-Raten, einheitliche Kommunikation |
| Kundendienst | Ticket-Management, Beschwerdeprozesse, FAQ-Beantwortung | Schnellere Reaktionszeiten, höhere Kundenzufriedenheit |
| HR | Bewerbermanagement, Onboarding, Mitarbeiterbefragungen | Effizientere Rekrutierung, bessere Mitarbeiterbindung |
Die Flexibilität von AG-VIP erlaubt Dir, praktisch jeden kontaktbezogenen Geschäftsprozess abzubilden und zu automatisieren. Du kannst dabei schrittweise vorgehen und zunächst die Prozesse optimieren, die den größten Zeitgewinn versprechen.
Wie beginnt man mit der Workflow-Automatisierung?
Der Einstieg in die Workflow-Automatisierung mit AG-VIP ist einfacher, als Du vielleicht denkst. Folge diesen Schritten:
Schritt 1: Identifiziere wiederkehrende Aufgaben
Analysiere Deine täglichen Prozesse und identifiziere Aufgaben, die:
- regelmäßig wiederkehren
- nach einem festen Schema ablaufen
- viel Zeit in Anspruch nehmen
- fehleranfällig sind
Schritt 2: Priorisiere nach Aufwand und Nutzen
Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für die Automatisierung. Erstelle eine Priorisierung nach diesen Kriterien:
- Wie häufig wird der Prozess durchgeführt?
Je häufiger ein Prozess vorkommt, desto größer ist der Nutzen der Automatisierung. - Wie komplex ist der Prozess?
Starte mit einfacheren Prozessen, um schnelle Erfolge zu erzielen. - Wie zeitaufwändig ist der manuelle Prozess?
Prozesse, die manuell viel Zeit kosten, bieten das größte Einsparpotenzial.
Checkliste: Welche Aufgaben eignen sich für die Automatisierung?
Nutze diese Checkliste, um geeignete Kandidaten für die Automatisierung zu identifizieren:
| Aufgabe/Prozess | Häufigkeit (täglich/wöchentlich/monatlich) | Zeitaufwand pro Durchführung | Gesamter Zeitaufwand pro Monat | Automatisierungspotenzial (hoch/mittel/niedrig) |
|---|---|---|---|---|
| E-Mail-Bestätigungen versenden | ||||
| Neukunden-Onboarding | ||||
| … | ||||
Schritt 3: Workflow definieren und visualisieren
Bevor Du mit der technischen Umsetzung beginnst, skizziere den Workflow mit allen Schritten, Entscheidungspunkten und Verzweigungen. Dies gibt Dir einen klaren Überblick über den gesamten Prozess und hilft bei der Identifikation von möglichen Optimierungen.
Du kannst das mit Deinem Team mit Karteikarten und einer Flipchart machen oder Du nutzt grafische Workflow-Tools. Digrammeditor.de ist z.B. eine kostenlose online Variante.
Schritt 4: Implementierung im AG-VIP Workflow-Designer
Nutze den grafischen Workflow-Designer von AG-VIP, um Deinen Prozess abzubilden. Beginne mit einem einfachen Workflow und erweitere ihn schrittweise:
- Definiere den Auslöser für den Workflow (z.B. neuer Kontakt, Statusänderung)
- Füge die einzelnen Prozessschritte hinzu
- Definiere Bedingungen und Verzweigungen
- Teste den Workflow mit Testdaten
- Optimiere bei Bedarf und führe weitere Tests durch
Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung findest Du hier …
Schritt 5: Monitoring und kontinuierliche Verbesserung
Nach der Implementierung ist es wichtig, die Ergebnisse zu überwachen und den Workflow bei Bedarf anzupassen. AG-VIP bietet Dir die Möglichkeit, den Fortschritt und Performance der Workflows zu verfolgen und Auswertungen vorzunehmen.
Praxisbeispiel: Automatisiertes Event-Management
Ein anschauliches Beispiel für einen effektiven Workflow ist das Event-Management:
- Ein neuer Kontakt registriert sich für ein Event.
Ich nutze hier z.B. ein online Formular von Klick-Tipp. - AG-VIP sendet automatisch eine Bestätigungs-E-Mail und erzeugt ein Ticket im Event-Workflow.
- Eine Woche vor dem Event wird eine Erinnerungs-E-Mail versendet. Das Ticket geht ins Backoffice, damit dort die Rechnung für den Kunden für die Teilnahme an der Veranstaltung versendet wird.
- Nach dem Event wird automatisch eine Feedback-Anfrage verschickt.
- Je nach Feedback werden unterschiedliche Follow-up-Maßnahmen eingeleitet.
Dieser Workflow läuft vollständig automatisiert ab und erfordert nur minimale manuelle Eingriffe. Du sparst wertvolle Zeit und kannst Dich auf die inhaltliche Vorbereitung des Events konzentrieren.
Starte jetzt mit Deinem ersten Workflow
Automatisierung in AG-VIP bedeutet nicht, dass Du sofort alle Prozesse umstellen musst. Beginne mit einem überschaubaren Projekt, sammle Erfahrungen und erweitere dann schrittweise Deine automatisierten Workflows.
Fülle die Checkliste aus, um Deine wiederkehrenden Aufgaben zu identifizieren. Priorisiere diese nach Zeitaufwand und starte mit Deinem ersten Workflow in AG-VIP.
Je früher Du beginnst, desto schneller wirst Du die Vorteile spüren: mehr Zeit für Kundenkontakte, höhere Prozessqualität und letztlich mehr Umsatz.
