Sie bieten professionellen Büroservice an und wollen Ihre Prozesse effizient, digital und kundenorientiert steuern? Mit unserer Büroservice Software auf Basis von AG-VIP behalten Sie den Überblick – über Anrufe, Aufgaben, Kunden und Follow-ups. Maßgeschneidert für Dienstleister, die mehr Struktur und Zeit für die Anrufe ihrer Auftraggeber wollen.
Telefonnotizen auf Papier, Aufträge per E-Mail, Excel-Listen für Wiedervorlagen – viele Büroservice-Dienstleister kämpfen mit Medienbrüchen und Datenchaos. Oft fehlt eine zentrale Lösung, um alle Aufgaben im Blick zu behalten. Das führt zu unnötigem Aufwand, Stress und Fehlern – besonders bei hohem Anrufaufkommen.
Kundenanfragen systematisch und begeisternd bearbeiten:
 | Skalierbares Geschäftsmodell Neue Mandanten innerhalb ein paar Minuten anlegen |
| Schulungsaufwand reduzieren Durch die intuitive Oberfläche bei der Erfassung von Anrufen sinkt der Trainingsaufwand für die Mitarbeiter. Wichtige Informationen zum Unternehmen oder An- und Abwesenheit der Mitarbeiter sofort im Überblick |
| Zeitsparen durch automatisches FollowUp Einmal definiert, versendet die Büosoftware AG-VIP SMS oder Email automatisiert nach Bearbeitung des Anrufs. Die häufigsten Anrufgründe direkt aus Liste je Mandant auswählbar. |
| Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Weg mit den Strichlisten. AG-VIP protokolliert für Sie alles im Detail, ohne dass sich der Mitarbeiter darum kümmern muss. Inkl. Zeiterfassung. Damit haben Sie die Grundlagen für eine objektive Abrechnung. Das alles komplett DSGVO konform |
| Die Qualität Ihrer Dienstleistung steigt Statusmeldungen des Kunden werden nicht mehr vergessen. Sie sind wirklich auskunftsfähig. Bereits bei Aufnahme der Kontaktdaten wird die Anschrift geprüft. |
Büroservice Software: So arbeitet der Agent
Anhand der gewählten Zielrufnummer wird der Mandant identifiziert und der spezifische Meldetext für den Agenten angezeigt. Über die Rufnummer des Anrufers wird ein bereits erfasster Kontakt direkt angezeigt. So kann der Mitarbeiter entscheiden, einen neuen Vorgang anzulegen oder einen bereits bestehenden noch nicht abgeschlossenen Vorgang wieder aufzugreifen. In der Kontakthistorie eines Kontaktes werden dabei alle bisherigen Kontaktpunkte automatisch protokolliert.
Das Firmenlogo sowie der spezifische Begrüßungstext werden direkt eingeblendet. Die Mitarbeiter des Mandanten mit der An-/Abwesenheit sowie individueller Notiz werden angezeigt. Die Nachricht wird aufgenommen. Individuelle Kurzbausteine beschleunigen die Erfassung. Der eingehende Kanal kann automatisch identifiziert werden. Der gewünschte Weiterleitungskanal kann beim Unternehmen sowie beim eigentlich gewünschten Gesprächspartner hinterlegt werden.
Damit ist der Vorgang für den Mitarbeiter schon abgeschlossen. Die Informationsweiterleitung wird automatisch ausgelöst und dadurch eine E-Mail, SMS oder Fax versendet oder der Vorgang direkt für die Sammelweiterleitung vorgemerkt.
Büroservice Software: Für den Teamleiter
Neue Mandanten inkl. den Konfigurationsdaten für die Abrechnung, den Daten für die automatisierte Weiterleitung usw. legen Sie in der Büroservice Software AG-VIP in wenigen Minuten an.
Gibt es für den Mandanten verschiedene Mitarbeiter, werden diese in einer Tabelle je Mandant hinterlegt. Dort lassen sich je Mitarbeiter individuelle Begrüßungstexte, Abwesenheitsinformationen und gewünschte Weiterleitungsregeln definieren. Die Sammelübertragung sowie die Abrechnungsinformationen lassen sich mit dem Hintergrundprozess von AG-VIP zeitgesteuert auslösen und versenden.
Nutzen Sie die Büroservice Software AG-VIP und sparen Sie Zeit und steigern die Qualität. Dabei kann AG-VIP nicht nur Telefonate, sondern alle eingehenden Kommunikationskanäle bedienen.
Häufige Fragen zum CRM für Telefonsekretariate
- Ist die Büroservice Software für kleine Teams geeignet?
Ja – vom kleinen Team mit 2 Usern bis zum größeren Team ist alles skalierbar. - Kann ich Telefonnotizen direkt erfassen?
Ja, inkl. Gesprächszuordnung, CRM-Daten und Wiedervorlage. - Was kostet die Lösung?
Die Preise sind modular – je nach Funktionen und Nutzeranzahl. Sprechen Sie uns an!
Sie möchten Ihre Büroorganisation auf das nächste Level bringen?
Fordern Sie jetzt eine kostenlose Live-Demo unserer Büroservice Software an – und erleben Sie, wie einfach professionelle Organisation heute geht.
