Unter Inbound versteht man die Entgegennahme von Anrufen und sonstigen Ereignissen. Mit der Inbound Software AG-VIP sind Sie für Inbound bestens gerüstet. Egal, ob Sie einen Büroservice oder eine Gewinnspielhotline betreiben:

„Durch die einfache Bedienung hat sich auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. Nach unserer Meinung handelt es sich bei dieser Software um das Produkt mit dem besten Preis-/ Leistungsverhältnis am Markt und kann von uns nur wärmsten empfohlen werden.„
Jason Dörner, Geschäftsführer Dörner Consulting GmbH

Kunden bei eingehenden Anrufen begeistern:

	Schon vor dem Abheben wissen wer anruf Dank Telefon-Nr. Erkennung zeigt Ihnen AG-VIP bereits vor Gesprächsannahme alle relevanten Informationen des Kunden.
	Mehr Gesprächserfolge Qualität der Gespräche steigt dank gelenkter Gesprächsführung mit interaktivem Leitfaden. Reduktion auf das Wesentliche.
	Automatisierter FollowUp Abhängig vom Gesprächsergebnis werden automatisch FollowUp personalisierte Emails oder Dokumente erzeugt.
	Keine Strichlisten mehr Durch das intelligente Kampagnenmanagement werden automatisch Arbeitszeit, Vorgangsdauer, Telefoniezeiten, Gesprächsergebnisse uvm. erfasst. Das schafft Transparenz und objektive Vergleichbarkeit.
	Schulungsaufwand für Agenten reduzieren Kampagne einrichten und Mitarbeitern zuordnen. Durch die einfache Bedienung und selbsterklärende Oberfläche finden sich die Agenten rasch zurecht.
	Mehr Qualität durch Validierung Bereits bei der Datenerfassung werden Kontaktdaten automatisch geprüft.

So arbeiten Sie mit der Inbound Software:

Beispiel: Büroservice
Beispiel: Hotline
Vorgänge aufgreifen
Swinging Agent
Informationsweiterleitung an Auftraggeber
Callcenter Software AG-VIP: Outbound
Callcenter Software AG-VIP: Controlling
Mehr sehen im Video…

Beispiel: Büroservice

Bei einem eingehenden Anruf erhalten Sie zwei Informationen: Die Telefon-Nr. des anrufenden Teilnehmers (Caller-ID) und die Ziel-Nr., die der Teilnehmer angerufen hat (Caller-ID bzw. Redirecting ID). Schon in der Grundversion der CRM-Software AG-VIP wird bei einem eingehenden Anruf sofort der Anrufer anhand der eingehenden Telefon-Nr. identifiziert und angezeigt.

Mit der Option Worklow wird die gewählte Ziel-Nr. bzw. ACD Gruppe sofort das zugehörige Projekt bzw. die Kampagnenstufe erkannt und für den Anwender angezeigt. Somit erhält der Benutzer direkt die wichtigen Daten des Auftraggebers angezeigt und kann sich mit dem korrekten Begrüßungstext melden:

Die Kontaktdaten des Anrufers und das Anliegen werden aufgenommen und dem Auftraggeber direkt per Email, SMS oder Fax etc. … weiter geleitet. Mehr zum Einsatz der Inbound Software im Büroservice …

Beispiel: Hotline

Bei einer Service Hotline rufen Kunden zu unterschiedlichen Themen an. Hier kommt es darauf an, kompetent und schnell zu helfen. Dank gelenkter Gesprächsführung durch den interaktiven Leitfaden bilden Sie das Wissen direkt in der Callcenter Sofwtare ab.

Supportanfragen bei Hotlines müssen innerhalb fest definierter zeitlicher Intervalle bearbeitet werden. Hier hilft der flexible Workflow. Eskalationen lassen sich so beliebig und frei definieren. Damit laufen unerledigte Supportfragen direkt beim Teamleiter oder im Second-Level-Support auf. Dank des integrierten Ticketing Systems werden Kundenanfragen nachhaltig und zeitnah abgearbeitet.

Über die Statistikfunktion lässt sich die Solutionrate für jeden Mitarbeiter getrennt nach Supportlevel auswerten. Durch die integrierte Zeiterfassung sehen Sie, wie lange an einem Vorgang gearbeitet wurde, wie hoch die durchschnittliche Bearbeitungsdauer ist uvm.

Vorgänge aufgreifen: Rückrufe von Outbound Aktionen

Der Inbound kann Teil einer mehrstufigen Kampagne sein. Beispiel: Sie versenden Mailings mit einer Hotline-Nummer. Gleichzeitig fassen Sie das Mailing vier Tage nach der Aussendung nach. Meldet sich ein Empfänger des Mailing, darf dieser im Rahmen der Nachfasskampagne nicht mehr kontaktiert werden. Die gleiche Herausforderung stellt sich, wenn Sie als Dienstleister für unterschiedliche Mandanten unterschiedliche Ruf-Nr. (Clip) nach außen übermitteln. Wenn Rückrüfer eingehen, müssen Sie sich mit dem richtigen Namen des Auftraggebers melden.

Hier zeigt Ihnen die Callcenter Software AG-VIP bei einem eingehenden Anruf sofort den Kundendatensatz mit dem bestehenden Vorgang (dem Nachfassanruf). Diesen Vorgang können Sie im Inbound sofort aufgreifen, bearbeiten und entsprechend für die Folgeaktivität einstufen.

Swinging Agent

Mit AG-VIP müssen Sie Mitarbeiter nicht rein für Inbound oder Outbound einteilen. Ein Mitarbeiter, der gerade aktiv in einer Outboundkampagne telefoniert, kann in der Nachbereitungszeit auch Inboundcalls entgegen nehmen. Er bekommt den eingehenden Anruf signalisiert. Entweder sieht er direkt die Kampagne oder die relevanten Datensätze. Ein Doppelklick genügt, um den Inboundcall zu bearbeiten und den noch in der Nachbereitung befindlichen Outboundcall zu parken. Ist der Inboundcall fertig bearbeitet, kann der Benutzer den vorherigen Vorgang zur abschließenden Bearbeitung wieder in den Vordergrund holen.

Informationsweiterleitung

Insbesondere im Inboundgeschäft müssen Daten oft zeitnah oder täglich gesammelt an den Auftraggeber übermittelt werden. Diese Routinetätigkeit belastet das Zeitkonto des verantwortlichen Teamleiters. Die Callcenter Software AG-VIP bildet den Datenexport als eine Stufe des Projektes ab. So können Sie auf Knopfdruck, z.B. eine Excel-Datei mit allen Anruferdaten erzeugen und diese automatisch per Email an den Auftraggeber senden. AG-VIP sorgt dafür, dass nur Daten weitergeleitet werden, die der Auftraggeber noch nicht von Ihnen erhalten hat.

Alternativ bietet AG-VIP die direkte Weiterleitung über Email (MS-Outlook-Anbindung oder eigener SMTP-Mailclient), SMS, … oder zeitgesteuerte Exporte und Reports an.