Zu wenig Termine, bei denen zu wenig raus kommt?

Erfolgreicher Vertrieb basiert auf persönlichen Beziehungen. Vertrauen lässt sich am besten im direkten Kontakt aufbauen. Dafür eignet sich ein Termin ideal. Aber viele Mitarbeiter im Vertrieb haben zu wenig Termine mit Kunden. Oder bei den Terminen kommt zu wenig Erfolg im Nachgang hinaus.
In diesem Beitrag verrate ich Ihnen 5 Schritte, um erfolgreich einen Termin zu vereinbaren.

Welche Vorteile bietet die telefonische Terminvereinbarung für den Aussendienst?

Fährt der Aussendienst aufs geradewohl los und klingelt alle Bürotüren einer Straße ab, ist das ineffizient und teuer. Viele Entscheider sind nicht vor Ort oder haben keine Zeit. Mit der telefonischen Terminvereinbarung setzen sie die Vertriebsmitarbeiter effizienter ein.

Sofortiges Feedback
Auf Rückfragen und Einwände können Sie am Telefon direkt reagieren.
Direkte Ansprache der Zielgruppe
Sie fliegen unter dem Radar der Wettbewerber. Niemand weiß, wie viele Unternehmen Sie ansprechen.
Schnelle Erfolge
Sie wissen sofort, ob Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung den Bedarf stillt.
Keine Streuverluste
Kontakte, um einen Termin zu vereinbaren, lassen sich gezielt aus der CRM Software filtern oder einkaufen. So werden keine Ressourcen außerhalb ihrer Kernzielgruppe verschwendet.
Im Kopf Ihres Interessenten
Ein persönlicher Kontakt bleibt länger in Erinnerung und wirkt nachhaltiger als andere Werbeformen.
Insbesondere für erklärungsbedürftige Produkte
Am Telefon gehen Sie direkt auf den Gesprächspartner ein und erklären die Lösung.

Auf diese Herausforderungen treffen Sie beim Vereinbaren von Terminen

Kunden warten nicht auf Ihren Anruf

Machen Sie sich bewusst, in welcher Situation sich Ihr Gesprächspartner befindet. Ihr Anruf unterbricht seine aktuelle Tätigkeit. Die Informationsflut steigt für Ihre Zielkunden stetig an. Die technologische Entwicklung dreht sich immer schneller. Der Wettbewerbsdruck steigt nicht nur bei Ihnen.

Keine zweite Chance für den ersten Eindruck

Wer sich am Telefon vergaloppiert, hat in der Regel keine zweite Chance. Deswegen ist eine richtige Vorbereitung unumgänglich.

Wie wecke ich Interesse und Vertrauen?

Der Gesprächseinstieg muss die Aufmerksamkeit des Gesprächspartners so wecken, dass ich als Akquisiteur seine Zeit geschenkt bekomme. Welchen Nutzen hat der Termin also für Ihren Zielkunden?

Diese Fragen stellt sich jeder Angerufene

Warum soll ich kaufen?
Warum bei Ihnen?

Auf diese Fragen benötigen Sie überzeugende Antworten

Nach diesem Muster vereinbaren Sie erfolgreich einen Termin

Aus der Praxis in vielen Unternehmen haben sich folgende 5 Schritte, um Termine zu vereinbaren, herauskristallisiert:

Auf Termin vorbereiten

1. Mit wem spreche ich?

Im B2B Bereich sind am Einkaufsprozess oft mehrere Personen beteiligt. Sie können beim Entscheider einsteigen (von oben nach unten) oder bei der Person, deren Problem Sie lösen (von unten nach oben).

2. Ziel klären

Was wollen Sie im Telefonat erreichen?
Welchen Nutzen hat der Termin für den Zielkunden?
Wie lange wird der Termin dauern?
Muss der Kunde sich auf den Termin vorbereiten, z.B. Informationen vorab bereitstellen etc.?

3. Beziehungsaufbau

Wo docken Sie emphatisch an dem Wunsch-Gesprächspartner an? Viele Informationen liefern beispielsweise Profile in B2B-Business Netzwerken wie LinkedIn. Das können z.B. gemeinsame Hobbys oder ähnliche Interessen sein.

Im Gespräch: Qualifizieren

Kein Termin um jeden Preis!

Wenn ein qualifizierter Mitarbeiter von Ihnen zum Kunden fährt oder sich für einen Onlinetermin Zeit nimmt, ist das kostenintensiv. Verschwenden Sie diese Ressourcen nicht.

Deshalb klären Sie zu Beginn:

1. Bedarf:

Hat der Zielkunde eine Herausforderung, die sie lösen können? Was passiert, wenn der Kunde sein Problem nicht löst? Welche Konsequenzen hat das für sein Unternehmen?

2. Budget:

Ist der Kunde bereit, für die Lösung Geld zu investieren? Wenn ja, in welcher Höhe?

3. Entscheider:

Sprechen Sie nicht mit denen, die nichts zu entscheiden haben, sondern bestehen darauf, dass der Entscheider am Termin teilnimmt. Ansonsten benötigen Sie einen zweiten Termin, um die Dringlichkeit der Lösung und warum Ihr Produkt das richtige ist, nochmals dem Entscheider vorzustellen.

4. Zeit:

Wie schnell soll das Problem gelöst werden? Wenn es hier keine klaren Vorstellungen gibt, ist der Termin für Sie wertlos.

Die Terminfrage stellen: Alternative oder offen

Lassen Sie den Gesprächspartner im Telefonat nicht im Unklaren, warum Sie ihn anrufen: Sie wollen den Termin. Fachliche Fragen klärt der Aussendienst im Termin vor Ort.

Fragen Sie aktiv nach dem Termin:

Alternativfrage:

„Was halten Sie davon, wenn wir alles Weitere bei einer Tasse Kaffee persönlich besprechen? Zum Beispiel Ende dieser Woche, oder ist Ihnen kommende Woche lieber?“

oder offen

„Lassen Sie uns persönlich darüber sprechen, welche Option unseres Angebots Ihnen am meisten zusagt. Wie sieht es bei Ihnen kommenden Mittwoch (Datum) um 10 Uhr aus?“

Termin zusammenfassen

Am Ende des Telefonats fassen Sie das Ergebnis zusammen:

Teilnehmer:

Fragen Sie, ob noch jemand außer dem einen Gesprächspartner an dem Treffen teilnimmt und – für geschäftliche Kunden – welche Verantwortung diese Person hat. Zum Beispiel: „Herr Weihe, treffen wir uns alleine oder möchten Sie Ihre Kollegen ins Gespräch integrieren?“
Entscheidungsprozess:
Wer ist oder wer sind die Entscheider? Das ermitteln Sie für den qualifizierten Termin bereits im Vorfeld durch geschickte Fragen. Jemand aus dem Entscheiderkreis sollte unbedingt beim Termin dabei sein.

Termin und Zeitspanne:

Legen Sie sich genau auf einen Termin fest und lassen Sie sich den noch einmal bestätigen. „Frau Müller, das freut mich. Also am kommenden Mittwoch, wie passt es Ihnen zwischen 10 und 11.30 Uhr?“

Offene Fragen und Wünsche:

Klären Sie vorab, welche Themen noch von Interesse sind. Somit sind Sie für den Termin gut vorbereitet und können mögliche Fragen bereits beantworten. „Frau Müller, zu welchen Punkten haben Sie denn noch Fragen? Welche Wünsche haben Sie außerdem?“

Termin bestätigen

Eine Terminbestätigung erhöht die Verbindlichkeit. Klären Sie vorab, ob Sie oder Ihr Gesprächspartner die weiteren Teilnehmer am Termin informiert und einlädt.
Sie können die Teilnehmer am Termin, z.B. über eine Termineinladung in Outlook, direkt einladen oder Sie senden eine Email mit einer kurzen Zusammenfassung des Gesprächs. Mit angehängtem iCal-Terminelement können Teilnehmer den Termin einfach in den eigenen Kalender übernehmen.

Effizienter Termine vereinbaren im Vertrieb

Klinkt nach ziemlich viel Arbeit? Ja, ist es auch. Aber es gibt die ein oder andere Abkürzung, die ich hier gerne verrate:

So beseitigen Sie Zeitfresser:

1. Vorbereitung

Innerhalb der CRM Software können direkt beispielsweise alle Ansprechpartner eines Unternehmens bei LinkedIn angezeigt werden. So findet sich schnell der relevante Entscheider. Im Profil des Gesprächspartners entdecken Sie Anknüpfungspunkte für den Beziehungsaufbau, z.B. die gleiche Universität, an der man studiert hat …

2. Anwahl

Viele Anwahlversuche laufen ins Leere. Gesprächspartner sind nicht erreichbar oder besetzt und müssen auf Wiedervorlage gelegt werden. Eine CRM Lösung nimmt hier Arbeit ab und sorgt dafür, dass Anwahlversuche fristgerecht durchgeführt werden.
Schneller geht es mit dem integrierten Powerdialer, der das Wiedervorlagemanagement abnimmt, so dass Sie nur noch verbundene Telefonate aktiv führen.

3. Terminbetätigung

Nach erfolgreich vereinbartem Termin kann die persönliche Terminbestätigung direkt aus der CRM Software automatisiert erfolgen. Das senkt den Aufwand der Nachbereitung. Die Terminbestätigung wird nie mehr vergessen.

Keine unqualifizierten Termine

Nichts ist für den Aussendienst frustrierender als Termine mit Gesprächspartnern, die keine Zeit haben, sich nicht im Thema auskennen oder nichts entscheiden dürfen.
Deshalb ist die Qualifizierung das A und O für jeden Termin. In einer CRM Software definieren Sie Pflichtfelder. Ohne diese Informationen lässt sich kein Termin vereinbaren. Ist eines der notwendigen Kriterien nicht gegeben, lässt sich z.B. nur ein 30-minütiger Onlinetermin vereinbaren. So planen Sie die Ressourcen abhängig vom Qualifizierungsgrad.

Weniger Zeit im Auto und mehr Zeit beim Kunden

Ein hochbezahlter Aussendienst-Mitarbeiter im Auto auf der Straße ist ineffizient. Achtet der Telefonkontakter nicht auf die Entfernung zwischen einzelnen Terminen, schafft der Aussendienstler die Termine gar nicht.
Deshalb ist es bereits bei der Terminvereinbarung notwendig, Termine so zu legen, dass Entfernungen reduziert werden. Clevere CRM Software zeigt schon während des Gesprächs die Entfernung vom aktuellen Gesprächspartner zu allen bereits gelegten Terminen. Von der Fahrzeit besonders attraktive Terminlücken werden farbig hervorgehoben. Das vereinfacht die Terminplanung für den Telefonakquisiteur und der Aussendienst hat mehr Zeit beim Kunden vor Ort.

Mix aus Online- und vor Ort-Terminen

Nicht jeder Termin ist gleich. Oft braucht es ein Vorgespräch mit einem Fachmann, um zu klären, ob die eigene Lösung die Herausforderungen des Kunden lösen kann. Dafür eignet sich ein Onlinetermin.
In manchen Fällen braucht es nach dem ersten Termin einen zweiten, längeren Termin mit den jeweiligen Fachleuten.
Deshalb muss Ihre Software für die Termin-Vereinbarung unterschiedliche Arten von Terminen anbieten und steuern.

Wenn Sie Software gestützt zukünftig mehr effizientere Termine am Telefon vereinbaren wollen, sprechen Sie mich gerne an: Telefon 06181 97010

In 5 Schritten erfolgreich Termin vereinbaren