Wie erstelle ich einfach Rechnungen aus der CRM Software?

Schnittstellen zur Warenwirtschaft sind aufwändig zu entwickeln. Auf der anderen Seite birgt die Rechnungsstellung über Word oder Excel auch gravierende Fallstricke. Warum nicht aus dem CRM direkt Belege in einer online Rechnungssoftware erzeugen?

Wie erstelle ich einfach Rechnungen?

Gesetzliche Mindestanforderungen beim Erstellen von Rechnungen

Rechnungen müssen nach geltendem Recht gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Nachteile bei der Belegerstellung über Word und Excel

Wer seine Lieferscheine, Gutschriften, Rechnungen oder Mahnungen über Word oder Excel erstellt, muss die obigen gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen. Problematisch ist in der Praxis meist die fortlaufende Rechnungs-Nr. und der korrekte Mehrwertsteuerausweis.
Nutzer der CRM Software AG-VIP können die Zähler aus AG-VIP nutzen. Damit wird sichergestellt, dass jede Beleg-Nr. nur einmal vergeben wird. Rechnungsanschrift, abweichende Lieferanschrift etc. lassen sich direkt aus dem Kundendatensatz im CRM automatisch in Word oder Excel übernehmen.
Allerdings erhält man so nur einen Beleg. Was bleibt sind die Themen: Artikel?, Preise?, Lieferdatum?

  • Versand des Belegs
  • Manuelle Überwachung des Zahlungseingangs
  • Mahnwesen
  • Verbuchung des Vorgangs

Zeit sparen und Fehlerquellen eliminieren mit online Rechnungssoftware

Das lässt sich lösen, wenn man eine online Software zur Erstellung von Belegen einsetzt, die direkt mit der CRM Lösung zusammenarbeitet. Dabei gibt es zwei Konzepte:

  • Artikelverwaltung in der Rechnungssoftware
  • Artikelverwaltung in der CRM Software

In jedem Fall lässt sich so auf Knopfdruck aus der CRM Software ein rechtskonformer Beleg erzeugen, der über die Rechnungssoftware direkt versendet werden kann. Damit ergeben sich folgende Vorteile:

Transparenz

Dieser Beleg kann automatisch in der Kontakthistorie von AG-VIP verlinkt werden. Damit sieht jeder Anwender im CRM, wann z.B. eine Rechnung über welchen Betrag für welche Leistung gestellt wurde. Alle Belege befinden sich revisionssicher an einem zentralen Ort.

Zeitersparnis

Stammdaten müssen nicht doppelt erfasst werden. Alle Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen etc. werden konsistent und mit fortlaufender Belegnummer erstellt.

Fehlerquellen eliminiert

Anwender können nicht selbständig Belege in Word oder Excel nach eigenem Gutdünken anpassen. Somit werden Belege konsistent mit einem professionellen Erscheinungsbild erzeugt.

Liquidität erhöhen

Eine Online Rechnungssoftware kann aus elektronischen Kontoauszügen automatisch den Zahlungseingang überprüfen. Die offene Postenliste entsteht automatisch. Mit dem integrierten Mahnwesen bauen sich keine hohen Außenstände auf. Somit wird die eigene Liquidität gesichert.

Buchungen vereinfacht

Eine online Rechnungssoftware ermöglicht den direkten Zugriff des Steuerberaters oder Buchhaltungsverantwortlichen. Vorgänge lassen sich über den DATEV Export direkt in eine Buchhaltungssoftware überführen und dort verbuchen. Das manuelle Buchen von Belegen entfällt. Personalaufwand wird reduziert.

Fazit:

Durch eine online Rechnungssoftware, die direkt an die eingesetzte CRM Lösung angebunden ist, lässt sich viel Personalaufwand einsparen und Fehlerquellen eliminieren. Mitarbeiterkapazitäten werden frei für wichtigere Dinge. Die Liquidität steigt.
AG-VIP bietet eine direkte Schnittstelle zur Online Rechnungssoftware Easybill. Wer mehr zum Thema wissen will: Einfach online Termin vereinbaren.