Software für Adressverwaltung

Qualitativ hochwertige Kontaktdaten sind die Grundlage für jedes funktionierende Geschäftsmodell. Ohne korrekte Emailadressen, Telefon-Nr. oder Anschrift stockt der Unternehmensablauf. Ein Adressmanager hilft mit Kontaktdaten optimal zu arbeiten.

Adressmanager AG-VIP

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"Jeder Unternehmer und Selbstständige, der vertrieblich so richtig „Feuer für seinen Vertrieb“ machen will, weiß die Wichtigkeit seiner Daten. Nur wie sieht die Realität aus? Die Daten liegen „wie Kraut und Rüben“ verteilt in Excel-Listen, E-Mail-Postfächern, Angebots-Ordnern oder rechts neben dem Schreibtisch in Kartons. Unmöglich, hier einen richtigen Flächenbrand im Vertrieb auszulösen. Markus Grutzeck hat mit AG-VIP im Bereich „Daten“ hier eine Lösung geschaffen, die das Herz jedes Vertrieblers höher schlagen lässt."
Uwe Rieder, Der Bayerische Vertriebsfreak von 7stages GmbH

Top Bewertung für Outbound Software    Software Made in Germany
 

Kontakte sinnvoll gemeinsam nutzen:

Vorteil

Nicht suchen, sondern finden
Daten liegen „wie Kraut und Rüben“ verteilt in Excel-Listen, E-Mail-Postfächern, Angebots-Ordnern oder rechts neben dem Schreibtisch. So kann man kein Unternehmen erfolgreich führen.

Vorteil Glücklichere Kunden
Dank Anrufer Identifizierung zeigt Ihr Adressmanager sofort die Kontaktdaten plus die zugehörige Kontakthistorie an. Damit wissen Sie noch bevor Sie abheben, was mit diesem Kontakt bislang gelaufen ist.
Vorteil Korrespondenz auf Knopfdruck
Direkt vom Kontakt schreibt der Adressmanager über die Anbindung an MS-Office Dokumente oder Emails und dokumentiert das automatisch in der Kontakthistorie. So suchen Sie nie wieder Briefe oder Emails. Für größere Briefumschläge nutzen Sie die Etikettenfunktion.
Vorteil Zielgruppen und Verteiler
Bauen Sie sich relevante Verteiler anhand beliebiger Merkmale auf, z.B. für den Weihnachtskartenversand.
Vorteil Kontaktdaten, die stimmen
Mit der postalischen Autokorrektur sind die Anschriften immer zustellbar. Die Plausibilitätsprüfung zeigt fehlerhafte Email Adressen. Die Rechtschreibprüfung weist Sie auf Fehler hin und bietet Alternativvorschläge. Der phonetische Dublettencheck zeigt doppelte Datensätze. Die Protokollfunktion zeigt, wer wann welche Daten geändert hat.
Vorteil Werbeeinwilligungen einfach verwalten: wen darf ich ansprechen?
Welche Daten gespeichert und verarbeitet werden dürfen, regelt die DSGVO. Wen Sie über welchen Kommunikationskanal ansprechen, regelt das UWG. Dafür sind Werbeeinwilligungen (Opt-Ins) notwendig, die sich mit dem Adressmanager AG-VIP einfach verwalten lassen.
 

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Die Software für Adressverwaltung AG-VIP bietet:

  • frei definierbare Felder und Oberfläche
  • beliebig viele Anschriften und Kommunikations-Nr.
  • Verteiler und Zusatzmerkmale
  • flexible Import und Exportmöglichkeiten
  • differenziertes Zugriffsrechtssystem auf Datensätze, Felder und Funktionen zur Datenbearbeitung
  • Integriertes Wiedervorlagemanagement
  • Briefe, Emails auf Knopfdruck
  • Serienbrief Funktion inkl. Portooptimierung für Dialogpost
  • Etikettendruck
  • phonetischer Dublettencheck zur Datenbereinigung
  • Anschriftencheck bei Erfassung und Bearbeitung für qualitativ hochwertige Anschriften
  • Mehrsprachigkeit (Unicode)
  • freie Auswertungen, Suchen, Filter, Volltextsuche
  • Schnittstelle zu Drittsystemen
  • zentrales Kommunikationsadressbuch für alle Kontaktkanäle
  • Doppelten Boden: Dank Papierkorbfunktion können Sie gelöschte Datensätze wieder reaktivieren

 

Häufige Fragen im Adressmanagement:

Wie lege ich eine Adresse an?

Wie finde ich Adressen?

Wie schreibe ich einen Brief?

Wie funktionieren Serienbriefe mit dem Adressmanager?

Wie drucke ich ein Etikett für eine Adresse?

Wie organisiere ich Wiedervorlagen mit dem Adressmanager AG-VIP?

Wer darf was mit den Daten machen (Berechtigungskonzept)?

Wie sichere ich die Datenqualität?

Lassen sich Kontakte importieren?

Wie kann ich Datensätze exportieren?

Wie lässt sich Outlook an den Adressmanager anbinden?

Kann ich daraus anwählen?

Was passiert bei einem eingehenden Anruf?

Wo finde ich mehr zum Thema Adressmanagement?

Gibt es weitere Module für AG-VIP?

 

Wie lege ich eine Adresse an?

In AG-VIP sehen Sie die Anschrift so wie Sie auch Ihren Brief schreiben würden: Sie fangen oben mit der Firmierung oder Organisation an und gelangen dann zum Ansprechpartner und der Anschrift. Die postalische Autokorrektur schlägt sofort phonetisch korrekte Straßen vor und ermittelt den Ortsnamen bzw. die PLZ automatisch. Ergänzend erfassen Sie Telefon- und Fax-Nr., Email Adressen und Internet. Dank frei definierbaren Qualifizierungsdaten ordnen Sie den Kontakt beliebigen Zielgruppen oder Verteilern zu.

Wie finde ich Adressen?

Der Adressmanager bietet eine Suchfunktion an, in der alle oder ausgewählte Felder nach dem Stichwort durchsucht und Treffer angezeigt werden. So spielt z.B. die Formatierung der Telefon-Nr. keine Rolle. AG-VIP findet den richtigen Kontakt. Egal, ob die Telefon-Nr. im, Feld Telefon-Zentrale oder Telefon-Privat steht.

Über die Auswertung können Sie komplexe Suchfilter mit UND und ODER Verknüpfungen definieren. Trefferlisten weiter verfeinern oder neue Treffermengen ergänzen.

Wie schreibe ich einen Brief?

Um einen Brief zu schreiben, richten Sie einmalig die Briefvorlage ein. Das ist ein ganz normales Word-Dokument mit Platzhaltern. Dadurch weiß AG-VIP, an welche Stellen entsprechend Daten aus dem aktuellen Datensatz in das Dokument eingefügt werden.
Als Anwender finden Sie den gewünschten Empfänger im Adressmanager AG-VIP. In der Kopfzeile Hilfsmittel wählen Sie das Dokument, das für Sie erzeugt und befüllt werden soll. Automatisch protokolliert AG-VIP in der Kontakthistorie , dass Sie dieses Dokument ausgelöst haben. Optional kann das neue Dokument direkt in der Kontakthistorie verlinkt werden. So finden Sie Briefe, Emails oder beliebige Dateien sehr einfach über Ihren Kontakt.

Wie funktionieren Serienbriefe mit dem Adressmanager?

Um Serienbriefe zu erstellen, selektieren Sie zunächst die relevanten Kontakte in der Adressverwaltung nach frei definierbaren Merkmalen. Bei größeren Aussendungen nutzen Sie die integrierte Porto-Optimierung. Der Adressmanager reduziert dann Porto Kosten. Unvollständige Anschriften und Kontakte aus dem Ausland befinden sich am Ende der Aussendungsliste. Die Sortierung erfolgt nach Leitbereichen.
Die Liste exportieren Sie auf Knopfdruck als Steuerdatei für das Serienbrief schreiben in Word. In der Serienbriefvorlage verknüpfen Sie die neu erzeugte Steuerdatei und drucken den Brief.
Über die Ändern/Ergänzen-unktion in AG-VIP hinterlegen Sie bei allen Empfängern automatisch eine Notiz in der Kontakthistorie.

Wie drucke ich ein Etikett für eine Adresse?

Finden Sie den gewünschten Kontakt und wählen "Etikett drucken". Die häufigsten Standard Etiketten Formate sind bereits hinterlegt. Sie können Ihre Absenderangabe und eine Vorausverfügung ergänzen. Legen Sie die Schriftart und -größe für den Druck. Fertig ist das Etikett.
Genauso einfach drucken Sie Etiketten für Adresslisten.

Wie organisiere ich Wiedervorlagen mit dem Adressmanager AG-VIP?

Entlasten Sie Ihren Kopf: Tragen Sie Wiedervorlagen direkt beim Kontakt in AG-VIP in der Kontakthistorie ein. Notieren Sie, was bis wann vom wem zu tun ist. Zu dieser Aufgabe können Sie direkt eine Datei verlinken.
In der Aktivitätsübersicht sehen Sie alle fälligen Aufgaben auf einen Blick. Mit Doppelklick sind Sie sofort beim Kontakt und können die Aufgabe im Kontext bearbeiten. Werden Aufgaben nicht erledigt, werden sie automatisch auf den nächsten Tag übertragen.
So geht Ihnen kein Rückruf mehr verloren. Angebote werden rechtzeitig nachgefasst. Sie bekommen den Kopf wieder frei für andere Dinge.

Wiedervorlagen im Adressmanager machen den Kopf wieder frei

Wer darf was mit den Daten machen (Berechtigungskonzept)?

Der Adressmanager AG-VIP regelt Berechtigungen über Gruppenrechte. Damit definieren Sie grundlegende Zugriffsrechte auf Felder. Ebenso lassen sich Funktionen ein-/ausschalten. So verhindern Sie z.B. das bestimmte Anwender Daten exportieren oder drucken.
Zusätzlich können Sie Rechte auf bestimmte Kontakte definieren. Damit hat z.B. der Außendienstler nur Zugriff auf Kontakte in seinem Verkaufsgebiet.

Wie sichere ich die Datenqualität?

Bereits bei der Eingabe der Anschrift prüft die Adressverwaltung AG-VIP die postalisch korrekte Schreibweise. Straßennamen korrigiert selbständig oder schlägt phonetisch ähnlich klingende vor. Anhand der PLZ ergänzt AG-VIP der Ortsnamen automatisch. Sie können auch den Ort eingeben und die Adressverwaltung ermittelt die fehlende PLZ. So werden Anschriften normiert und die Zustellbarkeit erhöht.

Adressverwaltung: automatische Korrektur der Anschrift

Doppelte Adressen lassen sich über den integrierten phonetischen Dublettencheck finden. Dabei werden Standardfloskeln wie GmbH, AG usw. entfernt und Namen in phonetische Silben zerlegt. Diese werden Sound like gegeneinander abgeglichen. Dabei legen Sie selbst fest, wie viel Prozent der Silben übereinstimmen müssen. Außerdem lassen sich Dubletten anhand von identischen Telefon-Nr. oder Email Adressen finden.

Auch alle Bemerkungstexte werden ab jetzt korrekt geschrieben. Denn die integrierte Rechtschreibprüfung markiert Fehler direkt und schlägt passende Worte vor.
Plausiblitätsprüfungen elimieren typische Flüchtigkeitsfehler. Fehlt z.B. ein @-Zeichen in der Emailadresse warnt AG-VIP Sie automatisch. Bei Eingabe von Bankverbindungen oder Kredtikarten-Nr. werden diese automatisch anhand des Prüfziffernverfahrens validiert.

So sorgt der Adressmanager bereits bei der  Eingabe für eine hohe Datenqualität. Das spart hohe Folgekosten, wenn Fehler sonst im Nachgang ausgebügelt werden.

Lassen sich Kontakte importieren?

Meistens existieren Kontaktdaten bereits in digitaler Form. Sei es in Excel-Listen, als CSV- oder Text-Dateien wie man Sie z.B. aus Outlook oder anderen Anwendungen erhält. Diese Daten müssen einfach in den Adressmanager übernommen werden.
Der Importassistent ermittelt automatisch den passenden Importfilter. Felder der Quelldatei ordnen Sie per Drag & Drop einfach den Feldern in AG-VIP zu. Dabei können Sie mehrere Felder der Quelldatei in ein Feld in AG-VIP zuordnen. Praktisch z.B. wenn, Vorwahl und Durchwahl bislang in getrennten Feldern standen. Sie können Statische Werte beim Import festlegen, um so z.B. die Quelle der Kontakte zu hinterlegen. Vier verschiedene Importmodi bieten volle Flexibilität:

  • alle Datensätze als neu importieren
  • Neue und Änderungen
  • nur bestehende Datensätze aktualisieren
  • nur neue Datensätze importieren

Dabei definieren Sie frei, über welche Felder bereits bestehende Datensätze abzugleichen sind. Dadurch lassen sich nicht nur Alt-Datenbestände übernehmen, sondern Daten auch jederzeit anreichern. Das spart im Alltag extrem viel Zeit.

Wie kann ich Datensätze exportieren?

Sämtliche Daten im Adressmanager AG-VIP lassen sich komplett exportieren. Selektieren Sie dazu die gewünschten Datensätze. Als Ergebnis erhalten Sie eine Trefferliste. Über das Speichern-Symbol starten Sie den Export Assistenten. Damit legen Sie das Format der Exportdatei fest, z.B. Excel und wählen die gewünschten Felder für den Export.

So einfach können Sie die Daten aus AG-VIP in anderen Anwendungen weiter verarbeiten.

Wie lässt sich Outlook an den Adressmanager anbinden?

Outlook ist als Terminkalender und Email Client weit verbreitet. Aber Outlook ist nicht das ideale Werkzeug für ein zentrales Kontaktmanagement.
Mit dem Outlook PlugIn von AG-VIP kombinieren Sie die Vorteile beider Welten:

Aus einem Kontakt in AG-VIP können Sie auf Knopfdruck direkt einen Termin in einen Outlook Kalender eintragen. Dieser Termin enthält quasi einen Link zurück zum Datensatz in AG-VIP. So können Sie jederzeit von einem Element, das aus AG-VIP in Outlook eingetragen wurde, den Kontakt in AG-VIP mit allen Informationen und der Kontakthistorie öffnen.

Ebenso können Sie aus AG-VIP vordefinierte Emails hinterlegen, die in Outlook geöffnet werden. Platzhalter in der Vorlage werden dabei mit dem Feldinhalt aus dem aktuellen Kontakt in AG-VIP ersetzt. Somit haben Sie eine komplett personalisierte Email. Standard-Emails schreiben Sie in Null-komma-nichts. Dabei wird in der Kontakthistorie automatisch vermerkt, wer wann welche Email an diesen Kontakt geschrieben hat. Optional wird die versendete Email direkt in AG-VIP verlinkt.
Eingehende Emails können Sie in Outlook markieren und auf Knopfdruck direkt dem Kontakt in AG-VIP übernehmen.

Ebenso einfach lässt sich ein Kontakt aus AG-VIP in die Kontakte von Outlook übernehmen oder ein Kontakt aus Outlook in den Adressmanager AG-VIP.
So nutzen Sie die Vorteile beider Lösungen: Optimales Adressmanagement mit AG-VIP mit Anbindung an den Terminkalender und Email Funktion von Outlook. Anwender müssen sich nicht umgewöhnen, sondern arbeiten mit den bewährten Werkzeugen.

Kann ich daraus anwählen?

Die Adressverwaltung AG-VIP verfügt selbst über ein integriertes VoIP Softphone. Sie brauchen nur noch die Zugangsdaten als Nebenstelle zu Ihrer Telefonanlage eintragen. Oder Sie nutzen die weit verbreitete TAPI Schnittstelle (CTI), um die Wähleinrichtung am Arbeitsplatz anzubinden.

Die Anwahl funktioniert denkbar einfach. Telefon-Nr. markieren. Anwahlschalter drücken. Fertig. AG-VIP nimmt Ihnen die Dokumentation ab. Die Anwahl wird automatisch in der Kontakthistorie hinterlegt. Sie ergänzen einfach noch die Gesprächsnotiz. Über die Präsenzanzeige lassen sich Telefonate an Kollegen vermitteln. Dabei wird nicht nur das Telefonat, sondern auch der aktuell geöffnete Kontaktdatensatz übergeben. Dann muss der Kunde nicht alles zweimal erzählen.

Was passiert bei einem eingehenden Anruf?

Bei einem eingehenden Anruf möchten Sie sofort wissen: 1. wer ruft mich an? 2. Was will er? Durch die Anbindung des Telefons an den Adressmanager erfolgt bei einem eingehenden Anruf sofort eine Suche anhand der eingehenden Ruf-Nr. Dabei berücksichtigt die Adressverwaltung auch ähnliche Ruf-Nr. So sehen Sie schon bevor Sie den Hörer abheben, wer anruft und in der Kontakthistorie was bislang mit diesem Kontakt gelaufen ist.

Gibt es weitere Module für AG-VIP?

AG-VIP bietet ein komplettes CRM Framework mit weiteren Modulen für Vertrieb, Key Account Management, Email-Marketing oder Callcenter. Gerne beraten wir Sie wie eine optimale Lösung für Ihre Situation aussehen kann.
Mit AG-VIP entscheiden Sie sich für eine Lösung, die mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann.

CRM Software AG-VIP - Modulübersicht

Wo finde ich mehr zum Thema Adressmanagement?

Wichtig ist die Daten aus unterschiedlichen Quellen in ein zentrales Kontaktmanagement zu integrieren. Wie Sie dabei vorgehen? Wie Sie Datenquellen identifizieren, bewerten. Doppelte Adressen bereinigen und einen Datenqualitätskreislauf etablieren, lesen Sie im kostenlosen eBook:

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