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Ab dem 25. Mai 2018 tritt die EU Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Das betrifft alle Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben und verarbeiten. Denn: Wer sich nicht an die gesetzlichen Vorgaben hält, dem drohen Bußgelder von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des gesamten weltweiten Jahresumsatzes.

Was bedeutet das für Vertrieb und Marketing?

Bislang mussten die Aufsichtsbehörden einen Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nachweisen. Mit der DSGVO wird die Beweislast umgekehrt: Unternehmen müssen darlegen, dass sie Datenschutz konform arbeiten.

Technisch-organisatorische Maßnahmen

In Konsequenz müssen technisch-organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um Personenbezogene Daten bestmöglich zu schützen und transparent zu pflegen.

Auf den Prüfstand ihres CRM Systems sollte hier:

Umsetzung Betroffenenrechte

Die Betroffenen (= Personen, deren Daten sie speichern) stehen weitere Rechte zu. Dazu zählen:

Diese Prozesse sind im Unternehmen einzuführen und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Datenänderungen im CRM System sollten deshalb automatisch protokolliert und ggf. an einen Verantwortlichen gemeldet werden, wenn Dritte betroffen sind.

Die CRM Software AG-VIP unterstützt diese Prozesse und ermöglicht z.B. die Beauskunftung auf Knopfdruck oder Protokollierung von Datenänderungen.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten in CRM Lösung anlegen

Um die rechtskonforme Verarbeitung der Daten nachweisen zu können, besteht die Verpflichtung, für jeden Prozess, der personenbezogene Daten verarbeitet, eine Beschreibung anzufertigen. Alle Beschreibungen gehen in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ein. Dies ist nach der DSGVO als prozessorientierte Übersicht der Verarbeitungen zu verstehen. Es umfasst unter anderem den Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen, die Zwecke der Verarbeitung und eine Kategorisierung der betroffenen Daten. Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist als Anlage für das Verfahrensverzeichnis notwendig. Darin finden sich Informationen zum datenverarbeitenden Unternehmen, seinem Vertreter, dem bestellten Datenschutzbeauftragten, etc.

Mehr Informationen zum Thema DSGVO und CRM finden Sie im kostenlosen eBook „Datenschutz und CRM – die DSGVO in der vertrieblichen Praxis“. Sprechen Sie uns an, wenn Sie an einem DSGVO konformen CRM System Interesse haben.