Welche Daten gehören ins Adressmanagement?

Welche Daten ins zentrale Adressmanagement gehören, hängt von den konkreten Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Informationen erhalten Sie über die Visitenkarte, die Email-Signatur, das Impressum auf der Website, aber auch über Social Media Profile wie z.B. XING.

Nachfolgend einige Vorschläge:

1. Stammdaten

Ohne die Basisdaten lässt sich kein Brief oder Email schreiben oder Anruf tätigen. Korrekte Stammdaten sind deshalb existenziell für die Unternehmenskommunikation. Bei zunehmenden Kontaktkanälen kommen immer mehr Kommunikations-Nr. hinzu.

1.1 B2B Stammdaten

Zu den Stammdaten im geschäftlichen Umfeld (B2B) gehören die Basisinformationen wie der Firmenname, die postalische Anschrift bestehend aus Straße, PLZ, Ort, Land. Ergänzend dazu kann eine Postfachanschrift, abweichende Liefer- oder Rechnungsanschrift erfasst werden.

Zu den zentralen Kontaktdaten zählen auch Kommunikationskanäle. wie die Telefon-Nr. der Zentrale, eine Hotline Nummer, die Adresse der Website, das Facebook-, XING- LinkedIn-Unternehmensprofil oder der YouTube-Kanal.

1.2 Ansprechpartner Stammdaten

Als Ansprechpartner werden die konkreten Mitarbeiter eines Unternehmens bezeichnet, mit denen Sie im Kontakt stehen bzw. die für Sie relevant sind.

Erfasst werden sollte die Abteilung, die Funktionsbezeichnung, Anrede, Titel, Vor- und Nachname, die persönliche Email Adresse, die Telefon Durchwahl, die Mobilnummer sowie persönliche Social Media Profile, z.B. Twitter, LinkedIn, Facebook, XING.

Da die Funktionsbezeichnungen auf Visitenkarten oft kreativ sind, empfiehlt sich für spätere Selektionen von Zielgruppen oder Verteilern ein Drop-Down-Feld für relevante Funktionen einzuführen. So lassen sich z.B. alle Entscheider ansprechen, unabhängig davon ob die Funktionsbezeichnung Inhaber, Geschäftsführer oder CEO ist.

2. Attribute

Attribute beschreiben Unternehmen und Ansprechpartner im Detail weiter und ermöglichen so differenzierte Auswertungen und Selektionen, z.B. für den Weihnachtskartenversand oder die Bildung von Zielgruppen.

Auf Ebene der Ansprechpartner gehören dazu Attribute wie z.B. Werbeeinwilligung (Opt-In) oder Verteiler, z.B. für den Newsletter Bezug, Geburtstag, Hobbys oder der Lieblingsfussballclub.

Für die Segmentierung von Unternehmen können Attribute wie die Branche, die Herkunft des Kontaktes, die Beziehung zum Unternehmen (Interessent, Kunde, Lieferant, Presse, ….), die Anzahl Mitarbeiter oder der Jahresumsatz relevante Merkmale sein. Damit lassen sich für Sie relevante Zielgruppen per Serienbrief oder Emails ansprechen.

3. Kontakthistorie

In der Kontakthistorie lassen sich alle Berührungspunkte mit diesem Unternehmen bzw. Ansprechpartner dokumentieren. Somit ist ersichtlich, welcher Anwender über welchen Kanal, wann wie lange und über was mit diesem Kontakt kommuniziert (gesprochen) hat.

Verfügt die Adressmanagement Software direkt über eine CTI-Schnittstelle, lassen sich z.B. eingehende Anrufe oder ausgehende Telefonate direkt in der Kontakthistorie protokollieren. Ebenso kann hier chronologisch der Email bzw. Schriftverkehr abgebildet werden

Aus der Kontakthistorie ist nicht nur ersichtlich, was in der Vergangenheit gelaufen ist. Der Zeitstrahl kann über ein integriertes Wiedervorlagemanagement in die Zukunft verlängert werden. So lassen sich Aufgaben, bezogen auf einen Kontakt, konkret planen und delegieren.

4. Daten aus Drittsystemen

Ein zentrales Adressmanagement steht nicht für sich alleine. Kontaktdaten finden sich auch in der Buchhaltung, Warenwirtschaft, Online-Shops und weiteren Systemen. Hier ist klar zu klären, welche Daten in welchem System gepflegt und welche Daten über Schnittstellen in welche Richtung abgeglichen werden.

So ist es z.B. denkbar, dass die Anschriften von Bestandskunden in der Warenwirtschaft gepflegt werden, aber die Ansprechpartner und weitere Attribute, wie z.B. der Newsletter Bezug über die zentrale Adressverwaltung gepflegt werden. Oder man lässt über eine Schnittstelle Transaktionsdaten z.B. die Bestellhistorie aus der Warenwirtschaft in der Adressverwaltung anzeigen.

Aber Vorsicht! Über Schnittstellen verteilen sich fehlerhafte Daten konsequent und sehr schnell in alle angeschlossenen Systeme. Deshalb ist es extrem wichtig, die Qualität an der Stelle sicherzustellen, an der Daten ins CRM System gelangen.