CRM Import

Tipps für den Import von Adressen, Kontakten, Daten in CRM Software

Wann brauchen Sie den Datenimport, Vor dem Import zu beachten, Verschiedene Importmodi, Nach dem Import, eBook CRM Einführung

 

Wann brauchen Sie den Datenimport?

1. Einführung eines neuen CRM-Systems: Datenmigration

Wenn Sie eine neue CRM Software einführen, sollen die Daten nicht manuell per Hand neu erfasst werden. In der Regel gibt es bereits Daten von Kunden, Interessenten oder Lieferanten in elektronischer Form.

2. Ergänzung eines vorhandenen Datenbestandes

Sie haben bereits ein existierendes CRM-System und möchten jetzt den vorhandenen Bestand ergänzen, um neue Potentiale vertrieblich zu erschließen. Oder Sie möchten den bestehenden Datenbestand gegenüber einem Referenzdatenbestand abgleichen und so die Adressen veredeln und mit Zusatzinformationen anreichern.

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Vor dem Import zu beachten

1. Datenquellen identifizieren

In jedem Unternehmen finden sich Kundendaten verteilt in unterschiedlichen Anwendungen, z.B. Excel Listen, Outlook Kontakte oder Buchhaltungsanwendungen und Warenwirtschaftssystemen. Grundsätzlich lassen sich alle Daten importieren, die in strukturierter Form, d.h. als Tabelle oder mit Trennzeichen vorliegen.

2. Datenqualität beurteilen

Die Akzeptanz einer CRM Software steigt nicht mit der Anzahl Datensätze, sondern mit der Qualität der darin enthaltenen Daten. Deshalb sollte vor dem Import immer die Datenqualität einer Datenquelle geprüft werden. Prüfkriterien können sein:

  • Vollständigkeit der Daten:
    Anschrift komplett?
    Telefon-Nr. / Email vorhanden?
    Qualifizierungsmerkmale wie Branche, Mitarbeiteranzahl, ...
  • Aktualität der Daten
    Wann wurden die Angaben das letzte Mal verifiziert?
  • Plausibilität
    Enthält die Spalte "Email" wirklich nur Emailadressen oder wurde das Feld z.T. missbraucht?
  • Dubletten

3. Datennachfrage

Welche Anwender werden im Rahmen welcher Tätigkeit mit diesen Daten wann arbeiten? Wenn nicht mit Kundendaten gearbeitet wird, veralten Daten durch Insolvenzen, die Fluktation von Ansprechpartner, Verlegung von Firmensitzen etc. Insbesondere bei externen Datenlieferanten macht es Sinn, die Daten dann zu importieren, wenn mit diesen auch im CRM System gearbeitet wird.

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 Verschiedene Importmodi

Dubletten vermeiden: CRM Software sollte entsprechend der unterschiedlichen Anwendungsfälle auch unterschiedliche Importmodi vorsehen:

1. Alles als neu

Sämtliche Daten der Quelldatei werden 1:1 in die Datenbank der CRM Software importiert. Dabei erfolgt kein Abgleich mit ggf. bereits vorhandenen Daten oder auch innerhalb der importierten Daten. Dieser Modus bietet sich an, wenn Sie ein CRM System ganz neu befüllen.

2. Nur neue Daten

Es werden nur Daten aus der Quelldatei importiert, die noch nicht im Bestand der CRM Software enthalten sind. Dazu sind beim Importvorgang Felder für den Datenabgleich zur Identifikation bestehender Daten zu definieren. Das könnten z.B. PLZ, Nachname, Geburtstag (B-to-C) oder eine eindeutige Kunden-Nr. (B-to-B) sein.

Diesen Modus wählen Sie, wenn Sie den bestehenden Datenbestand um neue Potentialadressen ergänzen möchten.

3. Nur Änderungen

In diesem Fall werden nur Datensätze importiert, die bereits in der CRM Datenbank vorhanden sind. Um bestehende Datensätze beim Import zu finden, müssen Felder für den Abgleich definiert werden.

Mit dem Modus "Nur Änderungen" lassen sich bestehende Kundendatensätze durch einen Referenzdatenbestand aktualisieren oder mit weiteren Merkmalen, wie z.B. die Branche. Anreichern. Oder wenn Sie aus der Warenwirtschaft z.B. die aktuellen Umsatzzahlen oder die Bestellungen erhalten, könnte man diese Informationen mit einem Abgleich über die Kunden-Nr. im CRM System ergänzen.

4. Neue und Änderungen

Hier werden beim Import bestehende Datensätze in der CRM Software aktualisiert und noch nicht vorhandene Adressen neu angelegt. Wenn die CRM Software automatisch ein "Angelegt Datum" bzw. ein "Änderung Datum" vergibt, lässt sich einfach filtern, welche Daten durch den Import neu in das System gekommen sind und welche Daten durch den Import aktualisiert wurden.

So kann ein Importfunktion in einer CRM Software aussehen (Beispiel AG-VIP SQL):

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Nach dem Import

Prüfen Sie nach dem Import, ob die richtigen Felder aus der Datenquelle in die Zieltabelle zugeordnet wurden. Also ob im Feld "Telefon-Nr." wirklich eine Telefon-Nr. steht.

Mithilfe eines phonetischen Dublettenchecks finden Sie wirkungsvoll auch doppelte Adressen mit ähnlicher Schreibweise oder vertauschten  Firmennamen.

Steigern Sie die Datenqualität, in dem die CRM Software anhand von Plausibilitäten automatisch Eingaben prüft. So lässt sich z.B. bei Eingabe der "PLZ" automatisch der Ortsnamen ermitteln oder umgekehrt anhand von "Straße" und "Ort" die richtige PLZ. Bankverbindungen können mithilfe von Prüfverfahren automatisch validiert werden.

Kontrollieren Sie die Zugriffsrechte. Welche Anwender darf welche Felder lesen oder ändern?

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