Outbound Software AG-VIP mit Option Workflow

"Dank Outbound Software AG-VIP konnten wir bereits in der Startphase die Performance unserer Leute um über 100 % steigern. Die Transparenz im Reporting hat uns geholfen, Schwachstellen der Mitarbeiter zu entdecken, zu fördern und die Leistung objektiv beurteilen zu können."
Herr Geißel, Geschäftsleitung BtoB

Das CRM System AG-VIP eignet sich zusammen mit der Option Workflow ideal für aktives Telefonmarketing (Outbound). Im folgendem möchte ich Ihnen kurz den Ablauf im Outbound schildern:

Datenbanklayout
Outbound Kampagne definieren
Die Oberfläche: interaktiver Leitfaden oder Reiter
Adressen einfach importieren
Adressen für das Projekt auswählen
So arbeiten die Agenten
Wie die Daten zum Auftraggeber gelangen
Add-Ons für AG-VIP SQL: SprachaufzeichnungPredictivedialerAußendienststeuerung

Datenbanklayout in Outbound Software

Mit der Outbound Software AG-VIP können Sie beliebig viele Felder anlegen oder 1:n-Relationen umsetzten (Bsp.: 1 Kunde bestellt x Produkte). Dabei müssen Sie kein SQL programmieren können, denn mit AG-VIP haben Sie eine einfach zu bedienende, benutzerfreundliche Oberfläche.

Outbound Kampagne definieren

Nachdem Sie die Datenstruktur festgelegt haben, legen Sie die Aufgabenreihenfolge für die Kampagne über den grafischen Kampagnendesigner fest. Bei jedem Outboundprojekt gibt es z.B. Wiedervorlagen oder ungültige Telefon-Nr. In der Kampagneneinstellung legen Sie fest, was bei diesen Ereignissen geschehen soll. Dabei können Sie auf bewährte Beispielprozesse aus der Praxis zurückgreifen. Der Kampagnenablauf kann dabei mehrstufig und Kanal übergreifend erfolgen. Der Kampagnendesigner eignet sich z.B. für Qualifizierung, Marktforschung, Terminvereinbarung, Kundenzufriedenheit uvm.

Struktur Outboundkampagne

Der Kamapgnenablauf (Workflow) dient nachher auch als Grundlage für das Kampagnencontrolling.

Die Oberfläche: interaktiver Leitfaden oder Reiter

Je Bearbeitungsstufe der Kampagne definieren Sie die Oberfläche für die Agenten. Dabei können Sie wählen, ob Sie mit einer einfachen Reitertechnik oder über einen interaktiv verzweigenden Gesprächsleitfaden arbeiten wollen. Beiden Techniken gemein ist die Flexibilität: Ob Grafiken, Farbe, Schriftgröße und Eingabefelder, alles ist völlig frei von Ihnen selbst per Drag & Drop gestaltbar:

Interaktiver Gesprächsleitfaden in Outbound Software AG-VIP

Adressen einfach importieren in Outbound Software

AG-VIP erlaubt über den Assistenten den Import unterschiedlichster ASCI- oder Dbase-Formate. Dabei lassen sich Felder der Quelldatei frei den Felder in der Zieltabelle zuordnen. Felder der Quelldatei lassen sich beim Import verknüpfen oder Zeichen ergänzen. Importfilter können für die spätere Verwendung gespeichert werden. So übernehmen Sie Daten, die der Auftraggeber immer im gleichen Format liefert, auf Knofdruck.

Outbound Software: flexibler Datenimport

Adressen für die Outbound Kampagne auswählen

Über die Auswertung können Sie jedes beliebige Feld als Selektionskriterium für die Adressauswahl für eine Kampagne heranziehen. Die in AG-VIP integrierte Statistikfunktion hilft Ihnen auch visuell die richtige Zielgruppe zu finden. AG-VIP denkt mit und erinnert Sie, dass Sie Adressen aus versehen nicht doppelt in eine Kampagne einstellen.

So arbeiten die Agenten mit der Outbound Software

Sie ordnen Agenten einzelnen Arbeitsstufen in einer Kampagne zu. So weiß jeder Agent genau, was er zu tun hat. Über die Projektampel steuert der Agent die Bearbeitung des nächsten Vorgangs. Dabei werden auch fällige Telefonate aus anderen Kampagnenstufen angeboten.

Outbound Software AG-VIP Projektampel

Die Arbeitszeit wird automatisch, gegliedert nach Tätigkeiten, protokolliert. Die zuvor definierte Oberfläche zur Bearbeitung erscheint. Im Powerdial Modus erfolgt die Anwahl automatisch. Besetzte oder nicht erreichbare Gesprächspartner wandern automatisch in die Wiedervorlage. Falsche Ruf-Nr. werden ausgefiltert. Beim Klick-to-Dial bestimmt der Mitarbeiter den Anwahlzeitpunkt. Der Datensatz wird nach Fälligkeit zur Bearbeitung vorgelegt. Der Agent nimmt die entsprechenden Einträge vor. Der Gesprächsleitfaden verzweigt anhand der Eingaben dabei auf die logisch nachfolgenden Fragen.

Am Ende eines Telefonats kann AG-VIP automatisch eine Einstufung vornehmen (wenn vom Projektleiter zuvor definiert) oder der Agent selbst stuft das Telefonat ein. Damit wird das Ticket der nachfolgenden Bearbeitungsstufe zugeführt. Ein Hilfsmittel kann dabei automatisch ausgelöst worden, z.B. Erstellung eines Dokumentes in Word, versenden einer Email oder SMS, Übergabe der Daten in eine andere Datenbank, ... .

So gelangen die Daten zum Auftraggeber

Die Daten exportieren Sie als ASCII-, DBase-, Exel- oder Access-Datei für den Auftraggeber. Auch diese Datenweitergabe können Sie als eine Bearbeitungsstufe im Workflow abbilden. Damit wird der Projektleiter wesentlich von administrativen Aufgaben entlastet und kann sich seinen Personalführungsaufgaben widmen. Standard Reports unterstützen die Projektleitung in der Kampagnensteuerung. Über das integrierte BI Tool lassen sich individuelle Reports einrichten.

 

Was können Sie tun?

 

 

 

 

 

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