Callcenter Software: Diese 5 Tricks beschleunigen die Abläufe



Automatisierte Anwahl

Viele Callcenter arbeiten mit CTI Unterstützung. Allerdings bleibt es oft dem Anwender überlassen, welche Ruf-Nr. wann angerufen wird (Click-to-Dial-Verfahren). Bei der Callcenter Software AG-VIP sorgt der Powerdialer für eine hohe Auslastung der Mitarbeiter. Dabei erfolgt eine 1:1 Anwahl, d.h. bereits während dem Anwahlvorgang sieht der Mitarbeiter den gerade angerufenen Datensatz und kann sich auf das Gespräch vorbereiten. Ist der Gesprächspartner besetzt oder nicht innerhalb von x Sekunden erreichbar, legt die Callcenter Software den Kontakt direkt in die Wiedervorlage. Der Anwender muss nichts unternehmen. Damit steigern Sie die Anzahl Anwahlversuche in der Praxis um bis zu 40 %.

Abläufe im Callcenter beschlunigen: automatisierte Anwahl

System verteilt, wer anzurufen ist

Arbeiten die Agenten mit Telefonlisten, suchen die Mitarbeiter vertrauenserweckende Namen. Unliebsame oder schwer auszusprechende Kontakte bleiben auf der Strecke. Die Auswahl des nächsten anzurufenden Datensatzes kostet viel Zeit. Sinnvoller ist es, wenn die Outbound Software automatisch den nächsten fälligen Kontakt anruft. Das führt zu einer gleichmäßigen Auslastung aller Mitarbeiter. Die Projektleitung muss keine Arbeitspakete mehr auf einzelne Mitarbeiter verteilen. Oder im Krankheitsfall steuernd eingreifen.

Abläufe im Callcenter beschleunigen: Verteilung Kontakte

FollowUp automatisieren

Immer wieder sehe ich, dass Anwender Emails manuell schreiben, obwohl dieser Vorgang x mal am Tag vorkommt. Das schadet dem einheitlichen Auftreten des Unternehmens und kostet viel Zeit. Statt Textbausteine zu kopieren oder frei neue Formulierungen zu finden, ist es sinnvoller, wenn die CRM Software abhängig von der Einstufung einer Vorgangsbearbeitung automatisch die passende Email oder SMS generiert. Entlasten Sie den Mitarbeiter und schenken Sie ihm mehr Zeit für den direkten Kundenkontakt. Das andere erledigt die Callcenter Software für Sie.

Abläufe im Callcenter beschleunigen: FollowUp automatisieren

Kampagnensteuerung in Echtzeit

Bei einer nachträglichen Kostenkalkulation kann man nicht mehr steuernd in eine Kampagne eingreifen. Parallele Excel-Listen zur Berechnung von KPI´s fressen Zeit und machen keinen Spaß. Callcenter Software ermöglicht über Monitore und Reports Kennzahlen in Echtzeit. So sehen Sie z.B. im Performance Monitor von AG-VIP jederzeit je Kampagnenstufe die Erreichbarkeit und Wandlungsquote. Damit können Sie in Echtzeit in Kampagnen steuernd eingreifen. Bevor das Kind in den Brunnen gefallen ist.

Abläufe im Callcenter beschleunigen: Kennzahlen auf Knopfdruck

Termin Vereinbarung erfolgt entfernungsoptimiert

In vielen Projekten werden Termine für die Außendienstler oder Servicetechniker vereinbart. Die Agenten haben dabei oft einen Routenplaner geöffnet und prüfen, welche Adresse man am besten anrufen sollte, damit das von der Fahrbarkeit gut passt. Allerdings sagt die räumliche Nähe nichts darüber aus, ob der Kontakt im Anschluss an einen gebuchten Termin auch zufällig Zeit hat. In der Callcenter Software AG-VIP erhält jeder zu verplanende Mitarbeiter einen Kalender. Skill basiert wird der korrekte Kalender geöffnet und Dank Geocodierung sofort die Entfernung vom aktuellen Gesprächspartner zu allen bereits gebuchten Terminen ermittelt. Aufgrund der Entfernung günstige Terminlücken werden farbig hervor gehoben angezeigt. Das beschleunigt Abläufe und erfreut die Außendienstmitarbeiter.

Abläufe im Callcenter beschleunigen: entfernungsoptimieret Terminvereinbarung

 

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Jens Zapp, Geschäftsführer
On Service GmbH

On Service GmbH nutzt CRM Software AG-VIP
"An der Callcenter Software AG-VIP schätzen wir, neue Projekte zügig an den Start zu bekommen. Dabei hilft die wunderbar gute Parametrisierbarkeit ohne dabei technische Abstriche in Datendesign und Auswertbarkeit zu machen..

Florian Eagan, Leiter Servicecenter
Gedikom GmbH

Gedikom - Gesundheit intelligent koordinieren dank CRM Software AG-VIP
"Gerade im operativen Dienstbetrieb zeigen sich die Stärken der CRM Software AG-VIP. So kommt auch "hinten, was gescheits raus", so Projektleiter Floran Eagan. Nämlich zufriedene Mitarbeiter, mit einem perfekt für Sie arbeitenden System und den Ergebnissen, die der Auftraggeber braucht."

 

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