Wenn Excel für das Kontaktmanagement nicht mehr reicht

Im Büroalltag nutzen Sie Adressen. Sie telefonieren mit Ansprechpartnern. Schreiben Emails und Briefe. Vereinbaren Termine. Und immer steht ein Kontakt im Mittelpunkt. Viele verwalten diese Adressen mit Excel. Denn eine Kontaktliste ist hier schnell als Tabelle erstellt.

Grenzen von Excel im Kontaktmanagement
 
Im ersten Schritt funktioniert Excel als Kontaktmanagement ganz gut. Doch irgendwann fangen die Probleme an:

Dubletten und Doppelte Adressen

Gleiche Adressen in ähnlicher Schreibweise werden erfasst, weil man in Listenform bei vielen Kontakten keinen sauberen Überblick mehr hat. Und wer kann schon Meyer, Mayer oder Maier unterscheiden?

 

Keine einheitliche Struktur

Immer wieder halten sich Anwender nicht an die Spalten Überschriften in Excel-Listen. Dann findet sich die Telefon-Nr. auf einmal in der Spalte Fax-Nr. Die Eingaben in den Zeilen darüber sehen ja so ähnlich aus.
 

Veraltete Daten

Excel-Listen sind geduldig. Da gibt es kein Konzept, dass dafür sorgt, dass die Daten aktuell sind. Man sieht den Daten nicht an, wann sie erfasst oder zuletzt überabeitet wurden.
 

Keine weiteren adressbezogenen Ablagen

Im Alltag hängen viele Informationen an einem Kontakt, z.B. der Schriftverkehr, die Emails, Termine oder Aufgaben. Wo lassen sich Telefonate, persönliche Gespräche oder Meetings mit Personen dokumentieren? Excel bietet eine flache Tabellenstruktur und über weitere Spalten lässt sich einiges abbilden. Aber es lassen sich keine Informationen relational 1:n verknüpfen.
 

Keine direkte Kommunikation

Aus einer Excel-Liste kann man nicht direkt telefonieren, eine Email versenden oder einen einzelnen Brief schreiben. Bei einem eingehenden Anruf poppt der Kontakt nicht direkt auf.
 

Keine Eingabehilfen bei der Erfassung

CRM Systeme prüfen die Eingabe sofort auf Plausibilität. So erfolgt bei Eingabe einer Anschrift in der CRM Software AG-VIP sofort ein phonetischer Check, ob der Straßenname korrekt geschrieben wurde und ergänzt die PLZ zum Ortsnamen.
 

Begrenzte Such- und Filtermöglichkeiten

Die Segmentierung der Daten für Kampagnen ist schwierig, wenn mehrere Bedingungen verknüpft werden, z.B. alle Datensätze, bei denen der Nachname gefüllt ist, die Emailadresse vorliegt und das Opt-In besteht.
 

Kein gleichzeitiger Zugriff im Team

Sobald ein Anwender eine Kontaktliste in Excel öffnet, kann kein zweiter Anwender Kontakte ergänzen oder bearbeiten.
 

Nicht DSGVO konform / Datensicherheit

Die Datenschutz Grundverordnung schreibt vor, dass Personen bezogene Daten nach dem aktuellen Stand der Technik geschützt werden müssen. Bei Kontaktlisten in Excel hat jeder Anwender vollen Zugriff auf alle Kontaktdaten. Jeder kann sich die Excel-Liste per Email zusenden oder auf einen USB Stick kopieren.

 

Wenn Sie an die Grenzen von Adresslisten in Excel gestoßen sind, sprechen Sie uns an. Vereinbaren  Sie einen Termin und sprechen mit uns über Ihre Herausforderungen. Wir sind seit mehr als 40 Jahren Profis im Kontaktmanagement.
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