Wenn Excel für das Kontaktmanagement nicht mehr reicht

Im Büroalltag nutzen Sie Adressen. Sie telefonieren mit Ansprechpartnern. Schreiben Emails und Briefe. Vereinbaren Termine. Und immer steht ein Kontakt im Mittelpunkt. Viele verwalten diese Adressen mit Excel. Denn eine Kontaktliste ist hier schnell als Tabelle erstellt.

Grenzen von Excel im Kontaktmanagement
 
Im ersten Schritt funktioniert Excel als Kontaktmanagement ganz gut. Doch irgendwann fangen die Probleme an:

Die Vorteile von Excel als CRM oder Kontaktmanagement:

  1. Verfügbarkeit:
    Excel ist als Tabellenkalkation in MS-Office enthalten. Ähnlich verhält es sich mit anderen Tabellen Tools wie Google Tabellen. Somit ist die Lösung meist kostenlos nutzbar. Es gibt viele Templates das Kontaktmanagement oder einfaches CRM, die meist kostenlos geladen werden.
     
  2. Bedienerfreundlichkeit:
    Viele Anwender arbeiten täglich mit Excel. Das Arbeiten in Listen ist vertraut. Es bedarf keiner großen Eingewöhnung.
     
  3. Flexibilität:
    In einer Tabelle lässt sich schnell eine weitere Spalte für eine weitere Information ergänzen. Passen Sie bitte auf, dass die Formeln für die Templates dann noch funktionieren.

 

Die Herausforderungen von Excel

  1. Hoher Aufwand der Datenerfassung
    Die komplette Datenerfassung und Pflege erfolgt manuell. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
     
  2. Eingeschränktes Datenvolumen
    In eine Zelle gehen maximal 255 Zeichen. Längere Bemerkungstexte sind somit nicht möglich. Seit Excel 2007 wurde die maximale Zeilenanzahl auf 1.048.576  Datenzeilen erweitert. Dies gilt nur bei Verwendung des neueren XLSX Formats. Wer große Datenvolumen in Excel verwaltet, wird mit langen Ladezeiten belohnt.
     
  3. keine Automatisierung
    Mit Excel machen sie alles manuell. Es gibt keine Automatisierung. Keine Aktivitätensteuerung oder Workflows. So drohen Verkaufschancen in der Fülle der Zellen unterzugehen.
     
  4. Kein gemeinsamer Zugriff im Team
    Wächst Ihr Unternehmen und Mitarbeiter kommen hinzu, gibt es mit Excel keinen gemeinsamen Zugriff zum Bearbeiten der Tabelle. Excel ist kein Datenbank basiertes System, sondern sperrt die komplette Tabelle. Andere Anwender können die Tabelle im Lesezugriff öffnen.
     
  5. Dubletten und Doppelte Adressen
    Gleiche Adressen in ähnlicher Schreibweise werden erfasst, weil man in Listenform bei vielen Kontakten keinen sauberen Überblick mehr hat. Und wer kann schon Meyer, Mayer oder Maier unterscheiden?
     
  6. Keine einheitliche Struktur: miese Datenqualität
    Immer wieder halten sich Anwender nicht an die Spalten Überschriften in Excel-Listen. Dann findet sich die Telefon-Nr. auf einmal in der Spalte Fax-Nr. Die Eingaben in den Zeilen darüber sehen ja so ähnlich aus.
     
  7. Veraltete Daten
    Excel-Listen sind geduldig. Da gibt es kein Konzept, dass dafür sorgt, dass die Daten aktuell sind. Man sieht den Daten nicht an, wann sie erfasst oder zuletzt überabeitet wurden.
     
  8. Keine weiteren adressbezogenen Ablagen
    Im Alltag hängen viele Informationen an einem Kontakt, z.B. der Schriftverkehr, die Emails, Termine oder Aufgaben. Wo lassen sich Telefonate, persönliche Gespräche oder Meetings mit Personen dokumentieren? Excel bietet eine flache Tabellenstruktur und über weitere Spalten lässt sich einiges abbilden. Aber es lassen sich keine Informationen relational 1:n verknüpfen.
     
  9. Keine direkte Kommunikation
    Aus einer Excel-Liste kann man nicht direkt telefonieren, eine Email versenden oder einen einzelnen Brief schreiben. Bei einem eingehenden Anruf poppt der Kontakt nicht direkt auf.
     
  10. Keine Eingabehilfen bei der Erfassung
    CRM Systeme prüfen die Eingabe sofort auf Plausibilität. So erfolgt bei Eingabe einer Anschrift in der CRM Software AG-VIP sofort ein phonetischer Check, ob der Straßenname korrekt geschrieben wurde und ergänzt die PLZ zum Ortsnamen.
     
  11. Begrenzte Such- und Filtermöglichkeiten
    Die Segmentierung der Daten für Kampagnen ist schwierig, wenn mehrere Bedingungen verknüpft werden, z.B. alle Datensätze, bei denen der Nachname gefüllt ist, die Emailadresse vorliegt und das Opt-In besteht.
     
  12. Nicht DSGVO konform / Datensicherheit
    Die Datenschutz Grundverordnung schreibt vor, dass Personen bezogene Daten nach dem aktuellen Stand der Technik geschützt werden müssen. Bei Kontaktlisten in Excel hat jeder Anwender vollen Zugriff auf alle Kontaktdaten. Jeder kann sich die Excel-Liste per Email zusenden oder auf einen USB Stick kopieren.
     
Wenn Sie an die Grenzen von Adresslisten in Excel gestoßen sind, sprechen Sie uns an. Vereinbaren  Sie einen Termin und sprechen mit uns über Ihre Herausforderungen. Wir sind seit mehr als 40 Jahren Profis im Kontaktmanagement.