CRM: Kontaktbezogene Geschäftsprozesse im Unternehmen effizient steuern …
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow automatisiert Geschäftsprozesse. Damit ist eine Abfolge bestimmter Aktivitäten gemeint, die abhängig von erreichten Ergebnissen ausgeführt werden. Diese einzelnen Aktivitäten nennen wir Bearbeitungsstufen. Ein Vorgang in einem Workflow heißt Ticket. Das ist quasi wie ein Laufzettel. Bei jeder Bearbeitung des Tickets erhält er einen fiktiven Stempel. Damit ist nachvollziehbar, wann der Vorgang von wem in welcher Bearbeitungsstufe mit welchem Ergebnis bearbeitet wurde.
Die Option „Workflow“ der CRM Software AG-VIP setzt das Kontaktmangement in „Bewegung“. Das CRM System ist damit keine Sammlung von Kontaktdaten mehr, sondern steuert prozessbasiert Aktivitäten. Somit weiß der Vertriebsmitarbeiter, welche Angebote er heute nachfassen muss und der Service Mitarbeiter welche Tickets überfällig sind.
Einsatzgebiete für die Option Workflow:
- Leadmanagement
- Vertriebsprozesse
mit Neukunden gewinnen, Bestandskunden betreuen, Kunden zurück holen - Service
- Management von Kampagnen
Nutzen:
- Schneller
Durch das Pushverfahren werden fällige Vorgänge aktiv dem Mitarbeiter zur Bearbeitung zugeführt. Kein Lead oder Ticket geht mehr verloren. - Abteilungsübergreifend
Kunden nehmen Unternehmen als eine Einheit wahr. Klappt die Kommunikation nicht, ist das gesamte Unternehmen ein „Saft“laden. Mit der Option Workflow lassen sich abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse in der CRM Software AG-VIP abbilden. - Qualität steigern
Dank Workflows werden Abläufe standardisiert. Abhängig vom Ergebnis der Bearbeitung stehen bestimmte Einstufungen gekoppelt mit verknüpften Dokumenten oder Emails zur Verfügung. Prozessdurchlaufzeiten werden so reduziert. Gehören Sie zu den schnellen Unternehmen im Kundendialog, die die langsamen fressen. - Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Durch die definierten Abläufe führt die CRM Software neue Mitarbeiter sicher durch die Abläufe. Der Einarbeitungsaufwand sinkt. Mitarbeiter arbeiten schneller produktiv. - Messbarkeit
Wissen Sie heute, wie lange es braucht bis ein Lead zum Auftrag wird? Kennen Sie die Punkte im Vertriebsprozess, an denen Sie die meisten Interessenten verlieren? Über die Option Workflow mit integrierter automatischer Zeiterfassung sehen Sie den Arbeitsaufwand und die Resultate für jeden Arbeitsschritt im Workflow
So arbeiten Sie mit der Option Workflow als Anwender
Der Anwender sieht in seinem Arbeitsbereich nur die ihm zugewiesenen Bearbeitungsstufen. Das reduziert die Komplexität
Die farbigen Markierungen symbolisieren das Überschreiten von Schwellenwerten. Die Zahlen hinter einer Bearbeitungsstufe geben die Anzahl aller Vorgänge, jetzt zur Bearbeitung fälliger Tickets sowie überfälligen Vorgänge an.
Mit Doppelklick auf eine Bearbeitungsstufe beginnt die aktive Bearbeitung. Jeder Bearbeitungsstufe kann dabei eine individuelle Oberfläche zugewiesen werden. Damit erhält der Mitarbeiter die für diesen Arbeitsschritt notwendigen Informationen und wird nicht überfrachtet.
Am Ende erfolgt eine Einstufung, was der Anwender in der Vorgangsbearbeitung erreicht hat. Dadurch können automatisch Dokumente oder Emails erzeugt, neue Ticket angelegt werden, uvm.
Workflows intuitiv einrichten
Neue Arbeitsabläufe richten Sie in der CRM Software AG-VIP über den grafischen Workflow Designer ein:
Sie definieren dazu Arbeitsschritte. Anschließend stellen Sie per Drag & Drop die Beziehung zur nächsten Bearbeitung über die Verbindungslinien her. Diese Abläufe können Sie jederzeit verändern und anpassen.
