Unaufhaltsam rast das Jahr dem Ende entgegen. In den Geschäften tauchen Lebkuchen und Weihnachtsmänner auf und die Einkaufsstraßen sind weihnachtlich geschmückt. Zeit um Weihnachtskarten an Geschäftspartner zu versenden. Und damit beginnt das Elend:
- Wen schreiben wir an?
- Wer bekommt nur eine Karte und wer den Kalender oder den Wein?
Gabi hat Ihre Kontakte in Outlook. Rudi pflegt die wichtigen Kontakte in Excel. Das ist praktischer unterwegs. Sabine vom Marketing nutzt das CRM genauso wie Herbert, der Vertriebsleiter. Und da gibt es noch die andere Liste mit Kontakten vom Chef und die Liste mit den Messebesuchern …
Der Auszubildende Nils muss dann dafür sorgen, dass diese Kontakte in eine neue Liste kommen und nach Möglichkeit dafür sorgen, dass niemand eine Karte doppelt erhält … Das wäre ja für ein Dienstleistungsunternehmen mega peinlich. Aber das hat in keinem Jahr bislang geklappt.
Was also tun?
Diese Datensilos müssen weg. Da sind sich Sabine und Herbst einig. Dieser manuelle Arbeitsaufwand in der Vorweihnachtszeit nervt doch jeden. Also setzen sich alle zusammen besprechen die nächsten Schritte.
Der zentrale Kontaktpool – Alle Datenquellen zusammenführen
Der Importassistent der CRM Software AG-VIP ist so flexibel, dass die unterschiedlich aufgebauten Listen bequem importiert werden können. Spalten lassen sich frei den Feldern im CRM System zuordnen und verknüpfen. Die importierten Datensätze können als neu aber auch beim Matchen bestimmter Kriterien als Update ins CRM gelangen.
Doppelte Adressen finden – Phonetischer Dublettencheck
Trotzdem passiert es, dass Kontakte von Gabi auch in der Messeliste enthalten waren. Über den phonetischen Dublettencheck werden die Datensätze nach Ähnlichkeit gesucht. So finden sich auch unterschiedliche Schreibweisen wie „Meyer“, „Maier“ oder „Mayer“. Diese Daten werden von Nils bereinigt.
Damit gibt es jetzt einen einheitlichen zentralen Datenpool.
Wer bekommt was?
In der CRM Software lassen sich Auswahllisten anlegen, sogenannte Kennzeichenlisten. Hier werden Merkmale je Jahr definiert, z.B.
- WK16_Karte Weihnachten 2016: Karte
- WK16_Kal Weihnachten 2016: Kalender
- WK16_Wein Weihnachten 2016: Wein
Jeder Mitarbeiter kann nur im CRM für seine Kontakte festlegen, wer nur eine Karte, den Kalender oder köstlichen Wein bekommen soll.
Über die Statistikfunktion sieht Sabine vom Marketing auf Knopfdruck, wie viele Weihnachtskarten, Kalender und Weinflaschen zu bestellen sind.
Weihnachtskarten personalisieren
Über die Serienbrieffunktion in Verbindung mit Word lassen sich die Weihnachtskarten sehr einfach personalisieren. Dazu selektiert Sabine in der CRM Software das Merkmal „WK16*“. Der Stern steht dabei als Platzhalter für beliebig nachfolgende Zeichen. Denn jeder Kontakt bekommt die Weihnachtskarte, manche eben zusätzlich noch den Kalender oder Wein. Sie nutzt den Speichern-Schalter im Ausgabefenster und erzeugt jetzt die Steuerdatei für die Serienbrief-Schreibung. In Word hat Sie eine Serienbriefvorlage zum Bedrucken der Weihnachtskarte erstellt. Hier gibt Sabine jetzt die Steuerdatei an, die aus AG-VIP zuvor exportiert wurde. Das klappt dann wie am Schnürchen.
Am 4. Advent schauen sich die Kollegen im Teamtreffen voller Stolz an. Einige Kunden haben bereits auf die Weihnachtskarte, Kalender und Wein reagiert und sich bedankt und das professionelle Erscheinungsbild gelobt. Alle Mitarbeiter sind sich einige, dass sie nieder wieder in die Zeit der manuellen Listen zurück wollen.
