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CRM-Software für Veranstaltungs- und Seminaranbieter

Inhalt:

Aufgabenstellung 
Lösung
Fazit / Zusammenfassung
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Aufgabenstellung

Seminaranbieter betreuen eine hohe Anzahl von Interessenten und Teilnehmern vergangener Seminare. Werden unterschiedliche Seminarthemen angeboten, sind die Interessen und Skills der potentiellen Teilnehmer sehr wichtig. Denn je genauer die Zielgruppe für ein Seminar selektiert werden kann, umso mehr lassen sich Streuverluste in der Zielgruppenansprache vermeiden.

Über die CRM Software AG-VIP SQL lassen sich Teilnehmer, Referenten, Aussteller und Medienpartner für Veranstaltungen akquirieren und steuern. Die Projektleitung einer Veranstaltung erhält durch den Einsatz der CRM-Software AG-VIP SQL jederzeit den Überblick, wie die aktuelle Akquisestatus der Teilnehmer ist.
Dabei kann die CRM-Software AG-VIP SQL über die Akquise hinaus auch das Follow-Up übernehmen, z.B. Versand Anmeldebestätigungen, Versand Rechnungen, Überwachung Zahlungseingang, Überwachung Teilnahme an Veranstaltung bis zur Zufriedenheitsbefragung nach der Veranstaltung.

Lösung

Die CRM-Software AG-VIP SQL bildet frei definierbare Vertriebsprozesse ab. Damit lässt sich der Akquise- und FollowUp-Prozess für die Teilnehmergewinnung steuern und operativ durchführen:

Vertriebsprozesse definieren mit AG-VIP SQL

Zunächst werden vor Beginn einer Aktion anhand der Selektionsmöglichkeiten innerhalb der CRM-Software AG-VIP SQL das Potential an möglichen Teilnehmern ermittelt. Dabei können Sie jedes Datenfeld als Selektionskriterium in jeder beliebigen Kombination verwenden, z.B. auch x km, um Veranstaltungsort etc.

Diese Adressen sprechen Sie z.B. über ein Mailing an: 1) Mailing Versand. Idealerweise nutzen Empfänger das Responseelement und fordern weitere Informationen zur Veranstaltung an. Aus AG-VIP SQL erzeugen Sie direkt das Anschreiben in MS-Word / OpenOffice für den Infoversand oder die fertig personalisierte Email inkl. Anhängen.

Wer sich innerhalb von x Tagen nicht meldet, wird über 2) Nachfass Outboundaktion telefonisch angesprochen. Daraus lassen sich die Leads qualifizieren in a) direkte Anmeldungen b) Leute, die zunächst weitere Infos anfordern c) Interesse nächstes Jahr oder ähnliche Veranstaltung d) kein Interesse.

Die Interessenten an der Veranstaltung, die weitere Informationen inkl. Anmeldeformular angefordert haben, erhalten noch X Tagen automatisch einen Erinnerungsanruf 5) Infos nachfassen. Somit wird sichergestellt, dass kein Interessent verloren geht. Ggf. wird das Anmeldeformular nochmals zugesendet.

Teilnehmer, die das Anmeldeformular geschickt haben, werden in AG-VIP SQL sofort vermerkt und erhalten automatisch eine Anmeldebestätigung ggf. direkt mit Rechnung. Dazu können Sie Word- oder Excel-Vorlagen erzeugen, die dann aus der CRM-Software AG-VIP SQL personalisiert und ggf. auch verlinkt werden können ( 6) Rechnungsstellung).

Nach der Veranstaltung erhalten die Teilnehmer einen Feedbackbogen B) Reminder Kundenzufriedenheit. Dabei können Sie gleich auf Thematisch verwandte Veranstaltungen hinweisen und so Cross- oder Upselling betreiben.

Analog lässt sich ein Betreuungsprozess für Referenten, Aussteller oder Medienpartner aufbauen.

Die CRM-Software AG-VIP SQL passt sich dabei komplett Ihren Prozessen an. Die Datenstruktur sowie die Benutzeroberfläche ist frei gestaltbar. Auf Knopfdruck lassen sich personalisierte Emails oder Schriftstücke erzeugen und auch direkt in die Kontakthistorie des Kunden verlinken. Über Zugriffsrechte steuern Sie, welche Anwender welchen Aufgabenbereichen zugeordnet werden und Zugriff auf welche Daten oder Funktionen der CRM-Software AG-VIP SQL erhalten.

Dank Microsoft SQL-Server Technologie verwaltet die CRM-Software AG-VIP SQL mehrere Millionen Kundendatensätze. Über die CTI-Schnittstelle TAPI mit integrierter Dialerfunktionalität lassen sich auch hohe Kundenanzahlen effektiv betreuen.

Fazit / Zusammenfassung:

AG-VIP SQL gibt dem Veranstaltungsmanagement die Transparenz, die Sie benötigen, um Seminare und Veranstaltungen effektiv zu managen und die erforderlichen Teilnehmer zu akquirieren. Geschickt verknüpft, können Sie so einen permanenten Kundenbetreuungsprozess initiieren und so laufende Nachfrage nach Ihren thematisch aufeinander aufbauenden Veranstaltungen schaffen.

Beschleunigung

Die Arbeit eines Projektmanagers in der Akquise von Ausstellern oder Teilnehmern ist in hohem Maße von immer wieder kehrenden Aufgaben bestimmt. Durch Standardisierung der Prozesse und Anbindung an MS-Office, z.B. für den Versand von personifizierten Anmeldeunterlagen, Sponsorenverträgen inkl. Verlinkung zur Person in der CRM-Software lassen sich gravierende Zeiteinsparungen erzielen und Anfragen schneller bearbeiten.
Kein Kontakt verschwindet mehr im Nirvana der Datenbank, sondern ein Vorgang wird bis zum finalen Ende durchgehend bearbeitet.

Transparenz

Da jeder Vorgang quasi automatisch dokumentiert wird, bleibt der aktuelle Bearbeitungsstatus auch für Kollegen transparent. Doppelarbeit wird vermieden. Kunden können Mitarbeiter nicht gegeneinander ausspielen.

Mehr Effizienz – Reduzierung von Streuverlusten

Transparente, qualifizierte Daten bilden die Grundlage jeder Marketingaktion. Je aktueller und qualifizierter die Daten sind, umso differenzierter lassen sich Zielgruppen bilden, um z.B. Restplätze zu vermarkten. 

Beispiel: 
Alle Teilnehmer an Veranstaltung A aus dem Vorjahr, die noch nicht die Veranstaltung A im aktuellen Jahr gebucht haben, werden selektiert und mit einem Treuerabatt gelockt.

Reporting

Beispiele:

  • Welche Veranstaltung war wie gut besucht?
  • Wie viele neue Teilnehmer konnten wir für die Veranstaltung gewinnen?
  • Referenten suche nach Kompetenzgebieten und Beurteilungen
  • ...

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AG-VIP SQL für Callcenter
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