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Doppelte Adressen finden

Doppelte Adressen finden

Kosten von Dubletten, Wie entstehen doppelte Adressen? Wie finde ich doppelte Datensätze? Wie bereinige ich Dubletten? Dubletten vermeiden - Datenqualität sichern

Kosten von Dubletten

Doppelte Adressen im Bestand verursachen in vielfältiger Weise Kosten:

  • Frustrierte Mitarbeiter, weil die Daten auf verschiedene doppelte Adressen verteilt sind. Mache Einträge befinden sich in der Kontakthistorie der Dublette A andere in der Dublette B
  • Bietet die CRM Software Workflows, werden Datensätze ggf. doppelte im Akquise Prozess bearbeitet. Das bedeutet doppelte Vertriebsaufwand und einen negativen Eindruck beim Kunden
  • Bei Mailingaktionen sparen Sie dank Dublettenbereinigung bares Geld in Form von Porto
  • Fehlerhafte Analysen, weil mehr Datensätze gefunden werden als inhaltlich dahinter stehen

Wie entstehen doppelte Adressen?

1. Verschiedene  Anwendungen

Jedes Unternehmen verfügt über Adressen von Lieferanten, Kunden und Interessenten. Oftmals werden die Kontakte in verschiedenen Anwendungen abgelegt. So werden Lieferanten und Kunden z.B. in der Buchhaltungssoftware oder Warenwirtschaft gespeichert. Die Interessenten befinden sich neben den Kundendaten, die bereits in der kaufmännischen Anwendung liegen, in der CRM Software. Somit gibt es zumindest für die Kunden Adressen bereits zwei Anwendungen, deren Bestand auseinander läuft.

2. Importe von Adressen

Für Kampagnen werden gerne neue Datensätze mit der gleichen Zielgruppe ergänzend ins  CRM System importiert. Dabei gelangen schnell und einfach doppelte Adressen in die Datenbank, die bereits vorhanden sind. Deshalb muss schon beim Import ein Modus vorhanden sein, der im Bestand vorhandene Datensätze anhand beliebiger Abgleichkriterien identifiziert.

3. manuelle Neuanlage von Kontakten

Oftmals erhalten Anwender unterschiedliche Schreibweisen zur Eingabe. So wird einmal "Schreibwaren Schmidt" und einmal "Schmitt Schreibwaren" erfasst. Oder ein Ansprechpartner einmal mit "Dr. M. Muster" und einmal als "Max Muster". Da der Computer nur Zeichen verarbeitet, entstehen hier rasch Dubletten.

Wenn Anwender eine neue Adresse erfassen wollen, wird oft nicht zuvor gesucht, ob dieser Datensatz schon vorhanden ist. Wirkungsvoll kann hier z.B. die Suche nach der Telefon-Nr. sein, wenn die CRM Software eine unscharfe Telefon-Nr.-Suche ermöglicht, so dass z.B. auch die Telefonzentrale "-0" oder eine andere Nebenstelle "-4711" gefunden wird. Denn oft passiert das Anlegen doppelter Adressen nicht aus Bequemlichkeit, sondern einfach weil die CRM Software keine wirkungsvolle Unterstützung bietet.

4. Fehlende Zugriffsrechte

Inbesondere im Vertrieb werden Außendienstmitarbeitern bestimmte Datensätze, z.B. eine Verkaufsregion, zugeordnet. Alle anderen Datensätze sind über die Zugriffsrechte in der CRM Software gesperrt. Sucht der Anwender vor Neuanlage einer Adresse zunächst den Datensatz, kann es passieren, dass dieser Datensatz im CRM System schon existiert, aber der Anwender lediglich keinen Zugriff auf diesen Datensatz besitzt. Folglich legt er einen neuen Datensatz an, der aber im Gesamtbestand bereits vorhanden ist.

5. Unternehmensfusionen

Wenn Unternehmensteile zusammengelegt werden, werden auch Datenbestände zusammengeführt. Damit entstehen oftmals automatisch Dubletten.

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Wie finde ich doppelte Datensätze?

CRM Software beinhaltet oftmals eine Suchfunktion nach doppelten Adressen. Dabei kommen unterschiedliche Verfahren zum Einsatz.

1. Doppelte Anschriften finden

Postalisch korrekte Anschriften sind die Grundlage jeglicher Korrespondenz per Brief (Mailing). Dubletten entstehen z.B. aus unterschiedlicher Schreibung der Firmierung:

BMW AG
Herr Max Meier
An der Autofabrik 4-10
84711 München
Tel. 089 - 4711-0
Bayerische Motorenwerke AG
Herr Maximilian Mayer
An der Autofabrik 4
84711 München
Tel.: +49 (89) 47110

Ein reiner 1:1 Abgleich, der Worte für Wort miteinander vergleicht, findet diese Dublette nicht.
Eine phonetische Ähnlichkeitssuche zerlegt die Wortbestandteile in einzelne Silben. Damit werden "Meier" und "Mayer" wirkungsvoll identifiziert. Standardfloskeln wie "AG" oder "Gesellschaft" werden für den Suchalgorhythmus entfernt. Die Straße, PLZ, Ort gehen in die Suche ein, so dass auch an identischer Anschrift ähnlich klingende Formierungen gefunden werden. Über die Trefferquote lässt sich die Unschärfe einstellen, so dass man festlegen kann, wie viel Prozent Übereinstimmung zu einem Treffer führen.

2. Doppelte Telefon-Nr. finden

Oftmals schreiben Anwender im CRM System die Telefon-Nr. unterschiedlich. Ein Dublettencheck anhand der Telefon-Nr. muss deshalb für einen Vergleich die unterschiedlichen Schreibweisen einer Telefon-Nr. normieren und dann alle Eingabefelder vom Typ Telefonnummer gegeneinander abgleichen. Somit es dann egal, ob die identische Telefonnummer im Eingabefeld Telefon Privat, Telefon Zentrale oder Telefon Firma steht.

3. Doppelte Email Adressen finden

Generieren Sie z.B. über Ihre Website Leads, tragen die Besucher oftmals nur ihren Namen und die Emailadresse ein. Ein Dublettencheck anhand der Emailadresse liefert wirkungsvoll doppelte Datensätze. In der CRM Software gibt es zu einem Ansprechpartner oftmals mehrere Emailadressen. Der Dublettencheck sollte hier alle Eingabefelder vom Typ Email gegeneinander vergleichen. So stellen Sie sicher, dass im Emailmarketing niemand die Email doppelt erhält.

4. Abgleich nach beliebigen Kriterien

Manchmal macht es aber auch Sinn, selbst die Felder für den Abgleich festlegen zu können. Somit lässt sich z.B. nach Datensätzen mit identischer Kunden-Nr. und / oder PLZ suchen etc. Somit finden Sie rasch doppelte Kundendatensätze und können das abhängig von Ihrem Datenbestand selbst steuern.

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Wie bereinige ich Dubletten?

Beinhaltet die CRM Software ein Suche nach doppelten Adressen, kann bei der Suche oftmals eingestellt werden, ob nur Dubletten oder auch das Original angezeigt werden sollen. Wenn Sie z.B. einen Datenimport mit neuen Adressen durchgeführt haben, führen Sie anschließend den Dublettencheck aus. Jetzt macht es Sinn nur Dubletten anzeigen zu lassen. Das Original, der Datensatz, der bereits im CRM System vorhanden war, soll natürlich behalten werden. Alles durch den Import als Dublette erkannten Datensätze können Sie problemlos löschen.

Wird Original und Dublette angezeigt, sollten Sie in der Trefferliste die Spalten anzeigen lassen, die Sie zur Beurteilung, ob die Adresse doppelt ist oder nicht, notwendig sind. Empfehlenswert sind hier

  • Firmenname
  • Vorname
  • Nachname
  • Funktion
  • PLZ
  • Ort
  • Straße
  • Telefon Firma
  • Email
  • ggf. Qualifizierungsmerkmale wie Branche, Anzahl Mitarbeiter etc.

Bevor Sie Datensätze löschen, müssen Sie Inhalte der doppelten Adressen zusammenführen. Also ggf. leere Felder auffüllen und wenn in beiden Datensätzen Inhalte unterschiedlich gefüllt sind, entscheiden, welchen Inhalt Sie behalten möchten.

Hier ein Beispiel wie Dublettenbereinigung in der CRM Software funktionieren kann ...

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Dubletten vermeiden - Datenqualität sichern

Besser ist es, doppelte Adressen direkt zu vermeiden. So sollte beim Datenimport direkt ein Importmodus Neue und Änderungen oder nur Neue genutzt werden. Dies setzt sinnvolle Abgleichkriterien voraus, so dass man wirkungsvoll bestehende Datensätze identifiziert und ggf. aktualisieren kann.

Über die Workflow-Steuerung kann man  Anwender von CRM Software so führen, dass bei der Neuanlage eines Datensatzes automatisch zunächst eine Suche durchgeführt wird. Nur wenn kein Treffer gefunden wird, ist das Neuanlegen einer Adresse möglich.

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